Mandat – Groupe de travail spécial du conseil d’administration sur les instituts des IRSC
Énoncé du mandat
Le groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC relève du conseil d’administration (CA). Il a été créé en vue d’aider le CA à s’acquitter de ses responsabilités fiduciaires concernant les questions relatives aux instituts des IRSC énoncées dans la Loi sur les IRSC, des engagements connexes figurant au Plan stratégique 2021-2031 des IRSC et du travail relatif à l’examen du modèle des instituts. Le groupe de travailfait preuve de prévoyance, de perspicacité, d’intelligence et de vision pour prodiguer des conseils quant à des questions liées aux instituts des IRSC.
Rôles et responsabilités
Les rôles et les responsabilités du groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC sont d’offrir des conseils stratégiques au CA dans les domaines suivants :
- Aider le CA à superviser un examen des instituts des IRSC, concernant notamment leur structure, leur fonctionnement, leurs résultats et leur pertinence;
- Guider le CA quant à l’élaboration d’un processus d’examen annuel du fonctionnement des instituts et du rôle des directeurs et directrices scientifiques;
- Recommander de nouvelles politiques relatives au rôle, au fonctionnement et aux ressources en ce qui touche les instituts, les conseils consultatifs d’institut et les directeurs et directrices scientifiques.
Présidence et composition
À sa création, le groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC consistera en un président ou une présidente, qui siège au CA, plus un maximum de deux membres du CA, ainsi qu’un maximum de deux directeurs ou directrices scientifiques (des personnes qui en sont à leur second mandat ou d’anciens directeurs ou directrices scientifiques). Le président des IRSC sera membre d’office. Ces personnes seront chargées d’élaborer un cadre qui guidera les activités du groupe de travail conformément aux rôles et aux responsabilités figurant ci-dessus. Dans les six mois suivant sa mise en place, le groupe de travail élargira sa composition initiale pour inclure un maximum de trois membres externes, dotés d’une expertise dans des domaines qui appuieront les activités du groupe de travail.
Le groupe de travail peut inviter des personnes de l’extérieur (au Canada ou à l’étranger) lorsqu’il a besoin des avis et des conseils d’expert sur des questions cruciales.
Les membres du CA pourront siéger au groupe de travail tant qu’ils sont membres du CA.
Les directeurs ou directrices scientifiques (s’il y a lieu) pourront siéger au groupe de travail durant leur second mandat en tant que directeurs ou directrices scientifiques ou jusqu’à ce que le travail du groupe soit terminé. Les anciens directeurs ou directrices scientifiques (s’il y a lieu) rempliront un seul mandat d’un maximum de trois ans (qui comprendra la période initiale de six mois).
Les membres externes rempliront un seul mandat, qui prendra fin au plus tard à la dissolution du groupe de travail.
Les IRSC souscrivent aux valeurs et aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) dans tous les aspects de leurs activités. La composition de ce groupe de travail reflétera l’engagement des IRSC à assurer l’équité entre les genres et la représentation des Autochtones et des francophones. Lorsque possible, le groupe inclura également des personnes appartenant à des populations marginalisées comme, entre autres, des personnes qui s’auto-identifient à une minorité racisée, des personnes en situation de handicap ou des membres de la communauté LGBTQ2+.
Réunions
Les réunions auront lieu au besoin, mais un horaire régulier peut être établi lors des périodes où les IRSC ont grandement besoin de conseils relatifs aux instituts.
Quorum
La majorité des membres.
Référence
Règles de procédure de Bourinot, 4e édition.
Autorité
Le groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC offre des conseils et présente des recommandations au CA.
Le groupe de travail n’a pas l’autorité de prendre des décisions au nom des IRSC.
Rapports
Le groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC fera rapport au CA par l’intermédiaire de la présidence du groupe.
Durée
Le groupe de travail spécial sur les instituts des IRSC restera en place durant trois ans pour traiter des questions relatives aux instituts des IRSC, selon la Loi sur les IRSC, et aux engagements figurant au plan stratégique des IRSC. Cette durée pourrait être prolongée selon l’évaluation du groupe de travail réalisée par le CA.
Évaluation
Le mandat du groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC sera évalué annuellement pour s’assurer que le groupe continue à se conformer à la Loi sur les IRSC et à remplir les engagements figurant au plan stratégique des IRSC.
La structure du groupe de travail sera examinée en même temps.
Après trois ans, et selon le résultat de l’évaluation de son mandat et de sa structure, le groupe de travail spécialisé sur les instituts des IRSC pourrait devenir permanent, si l’on détermine qu’une structure à long terme est nécessaire pour répondre aux exigences de la Loi sur les IRSC et aux engagements figurant au plan stratégique des IRSC. Dans ce cas, la composition du groupe et la durée du mandat des membres seront également réexaminées.
Documentation et soutien administratif
Le groupe de travail spécialsur les instituts des IRSC sera soutenu par un centre d’information au sein de l’organisme. Ce centre communiquera au groupe de travail et à la vice-présidente directrice le résultat des délibérations du Comité directeur de l’engagement envers l’excellence organisationnelle concernant l’examen du modèle des instituts. En outre, il soutiendra directement le groupe de travail en tout temps, en collaboration avec l’équipe de la gouvernance. La vice-présidente directrice sera responsable de ce travail.
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