Politique sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts à l’intention des directeurs scientifiques et des membres du conseil d’administration et des organes consultatifs

Table of Contents

1. Buts et objectifs
2. Date d’entrée en vigueur et personnes touchées
3. Définitions
4. Principes directeurs
5. Responsabilités
6. Conséquences
7. Révision
8. Demandes de renseignements

1. Buts et objectifs

1.1. Buts

La présente politique vise à rassurer le public quant à l’impartialité et à l’intégrité des décisions des IRSC qui découlent du travail des directeurs scientifiques des instituts des IRSC et des membres du conseil d’administration et des organes consultatifs (membres des IRSC). Pour y parvenir, les IRSC font la promotion d’une culture fondée sur des normes éthiques élevées, sur la transparence et sur la coopération, qui sera axée sur le repérage et la résolution des conflits d’intérêts éventuels.

1.2. Objectifs

La présente politique a pour objet de :

• réduire au minimum les risques de conflits réels, potentiels ou perçus entre les intérêts externes et les fonctions publiques des membres des IRSC qui pourraient miner l’intégrité de ces membres, des organes qu’ils servent, des activités auxquelles ils participent ou des IRSC dans leur ensemble, ou autrement nuire à leur travail;
• établir des attentes, des directives et des procédures claires quant à la reconnaissance, à la déclaration et à la gestion des conflits d’intérêts éventuels;
• parvenir à une gestion efficace des conflits d’intérêts.

2. Date d’entrée en vigueur et personnes touchées

2.1. Date d’entrée en vigueur

La présente politique entrera en vigueur le jour de son approbation par le conseil d’administration. Elle remplace la Politique sur les conflits d’intérêts des IRSC (2000) à l’intention des membres des IRSC et son application est prospective.

2.2. Personnes touchées

La présente politique s’applique aux directeurs scientifiques des instituts des IRSC, aux membres du conseil d’administration et de ses comités permanents, des conseils consultatifs des IRSC et des outres organes consultatifs.

Elle s’applique également au personnel des instituts des IRSC, dans le cadre du travail effectué pour le compte ou au nom des IRSC. Il incombe aux directeurs scientifiques d’appliquer cette politique, et de prévenir et de gérer les conflits d’intérêts dans leurs instituts respectifs.

La présente politique ne s’applique pas aux employés des IRSC ni aux participants à l’évaluation par les pairs. Ces personnes sont soumises à des politiques distinctes en matière de conflits d’intérêts, soit la Politique sur les conflits d’intérêts des IRSC et la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, respectivement.

En tant que titulaires d’une charge publique, les membres du conseil d’administration sont soumis à la Loi sur les conflits d’intérêts, qui établit leurs règles de conduite, mais qui n’exige pas la déclaration de leurs conflits d’intérêts. La présente politique, qui est conforme à cette loi, exige des membres du conseil d’administration qu’ils déclarent leurs intérêts externes et qu’ils gèrent les conflits d’intérêts selon les principes établis ci-après.

3. Définitions

Dans le contexte des IRSC et aux fins de la présente politique, les notions ci-dessous sont définies comme suit :

Organes consultatifs

Conseils consultatifs des IRSC, comités permanents du conseil d’administration et autres comités ou groupes ad hoc établis par les IRSC afin que des experts externes contribuent à l’élaboration des programmes et projets des IRSC.

Conflit d’intérêts

Situation dans laquelle des intérêts ou des engagements externes de membres des IRSC rivalisent ou entrent en conflit avec leurs responsabilités officielles au sein des IRSC, et pourraient être considérés comme pouvant servir leurs intérêts ou ceux d’autres personnes, ou procurer à d’autres des avantages indus dans leurs rapports avec les IRSC ou avec le gouvernement en général.

Dans ce contexte, un conflit doit être interprété d’une manière générale comme toute circonstance qui peut raisonnablement être perçue comme pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus.

Agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts

Cadre supérieur des IRSC désigné par le président comme faisant autorité dans les questions de conflits d’intérêts en vertu de la présente politique. Cet agent a la responsabilité d’interpréter et d’appliquer la présente politique, et de s’assurer qu’on s’y conforme. À ce titre, l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts est l’autorité suprême chargée de déterminer si un membre des IRSC est en conflit d’intérêts et de déterminer les mesures appropriées pour résoudre ce conflit.

Intérêts externes

Intérêts personnels (p. ex. financiers, intellectuels, professionnels ou familiaux) et fonctions et responsabilités externes découlant d’un emploi, d’une adhésion ou d’une autre association susceptibles d’engendrer des conflits d’engagements (responsabilités concurrentes) qui, s’ils ne sont pas résolus, peuvent mener à des conflits d’intérêts.

Un membre n’a pas à divulguer tous ses intérêts et associations externes, seulement ceux qui concernent le mandat des IRSC ou les activités des IRSC auxquelles il participe.

Membres des IRSC

Directeurs scientifiques des instituts des IRSC, membres du conseil d’administration et membres des organes consultatifs des IRSC.

Bureau de l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts

Personnel des IRSC qui soutient l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts, relativement à la présente politique.

Personnel responsable des IRSC

Personnel du Secrétariat de la gouvernance, employés des IRSC ou autres personnes chargées d’assurer le fonctionnement du conseil d’administration, du conseil scientifique ou des organes consultatifs, responsables entre autres de l’organisation des réunions, des relations avec les IRSC et du soutien aux présidents. Normalement, le personnel concerné assiste aux réunions du conseil ou de l’organe consultatif dont il est responsable.

4. Principes directeurs

4.1 Normes d’éthique

Les membres des IRSC ont le devoir de porter un jugement indépendant sur toutes les questions qu’on leur soumet. On attend d’eux qu’ils fassent preuve d’intégrité dans leurs fonctions officielles, en s’assurant que leur conduite satisfait aux normes d’éthique les plus rigoureuses, ce qui suppose de ne pas se contenter de respecter la loi.

4.2 Intérêt public

Avant son entrée en fonction, le futur membre des IRSC doit organiser ses affaires externes de manière à prévenir tout conflit ou toute apparence de conflit entre ses intérêts externes et ses responsabilités au sein des IRSC. En cas de conflit ou d’apparence de conflit d’intérêts, la personne doit déclarer et résoudre le conflit, dans l’intérêt des IRSC et du bien public.

4.3 Divulgation proactive des situations conflictuelles

Les conflits d’intérêts dépendent des circonstances. Par conséquent, il est impossible pour l’organisation de prévoir toutes les situations susceptibles de causer des conflits d’intérêts et, de ce fait, d’établir un ensemble exhaustif de règles à suivre. Pour réduire au minimum les risques de conflits d’intérêts, les IRSC demandent plutôt à leurs membres de divulguer de façon proactive leurs intérêts externes pertinents et qu’ils facilitent l’adoption de solutions efficaces. En cas de doute quant à l’étendue des divulgations nécessaires, les membres des IRSC sont priés de consulter le président du conseil ou de l’organe consultatif auquel ils appartiennent. De plus, les membres du conseil d’administration, les directeurs scientifiques ainsi que les présidents du conseil d’administration, du conseil scientifique et des organes consultatifs peuvent consulter l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts.

4.4 Dialogue entourant la déclaration

Les IRSC encouragent la communication ouverte en matière de déclaration des conflits d’intérêts afin que ces derniers soient résolus efficacement. À cette fin, on s’assure que les membres et les présidents des IRSC peuvent obtenir les conseils et l’aide nécessaires en cas de conflit d’intérêts, et qu’ils peuvent au besoin mettre à jour leurs déclarations. Après examen d’un conflit d’intérêts potentiel, le membre concerné sera informé des mesures de gestion recommandées. Au besoin, le membre sera consulté quant à la solution la plus appropriée dans sa situation.

4.5 Reconnaissance et déclaration des conflits d’intérêts

Lorsqu’un membre des IRSC divulgue ses intérêts externes en évaluant les risques de conflit, il doit considérer les facteurs qui suivent.

1. A-t-il un intérêt particulier dans une entité ou une activité externe qui peut s’accompagner d’exigences incompatibles avec son rôle aux IRSC et porter atteinte, ou sembler porter atteinte, à sa capacité d’exercer ses fonctions de façon impartiale au sein des IRSC?
2. Est-ce que ses engagements externes peuvent lui permettre ou sembler lui permettre :
   1. de sciemment tirer profit du poste qu’il occupe ou des renseignements non généralement accessibles au public qu’il obtient dans le cadre de ses fonctions officielles au sein des IRSC?
   2. de venir en aide à des personnes ou à des entités privées dans leurs rapports avec les IRSC ou le gouvernement fédéral si cela peut occasionner un traitement de faveur, ou d’intervenir dans ces rapports afin d’influer indûment sur leur résultat.

En cas de doute sur l’existence d’un conflit, il est nécessaire de soumettre une déclaration.

4.6 Mesures de résolution des conflits d’intérêts

Dans bien des cas, une divulgation complète suffira à réduire les risques de conflits d’intérêts. Cependant, selon la nature du conflit (réel, potentiel ou perçu) et l’importance des risques en jeu, il peut être nécessaire de prendre des mesures supplémentaires pour gérer ou éliminer le conflit. La plus courante de ces mesures consiste, pour le membre concerné, à s’abstenir de participer aux discussions ou aux décisions qui portent sur l’objet du conflit, à se départir des intérêts qui entrent en conflit avec ses responsabilités officielles ou à se retirer d’un poste qu’il occupe. Il convient d’adopter des mesures proportionnelles à l’importance du conflit : plus il est probable qu’un conflit d’intérêts surgisse dans un contexte particulier, ou que le conflit révélé mine l’intégrité des activités des IRSC, plus les mesures appliquées doivent être rigoureuses.

5. Responsabilités

5.1. Agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts

En vertu de la présente politique, l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts est nommé par le président pour superviser l’administration de la présente politique et des procédures connexes. Ses responsabilités sont les suivantes :

• 5.1.1. faciliter la déclaration par les membres des IRSC de leurs intérêts externes, ainsi que la résolution appropriée et efficace des conflits d’intérêts repérés, en assurant la mise en place et le maintien du système de soutien nécessaire, soit les politiques, procédures, directives, formulaires et outils de formation et de communication;

• 5.1.2. assurer la confidentialité du processus de déclaration. À cette fin, les renseignements fournis dans les formulaires de déclaration ne seront accessibles qu’au bureau de l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts, aux présidents du conseil d’administration et des organes consultatifs, et aux autres personnes autorisées sur justification;

• 5.1.3. interpréter la présente politique et fournir aux membres des IRSC, à la direction et aux autres parties intéressées des conseils éclairés sur les règles de conduite nécessaires et sur les mesures de résolution appropriées à imposer aux membres des IRSC;

• 5.1.4. s’assurer du respect de la politique et intervenir en cas de non-conformité. L’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts prendra la décision finale relativement aux questions de conflits d’intérêts portées à son attention;

• 5.1.5. promouvoir et faciliter les pratiques de tenue de dossiers appropriées relativement à la déclaration des conflits d’intérêts;

• 5.1.6. fournir des directives, des lignes directrices, des procédures et d’autres outils d’aide afin que la présente politique soit appliquée de façon efficace et cohérente. Sans limiter la portée générale des sections de la politique qui s’appliquent à tous les membres des IRSC, les documents fournis par l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts peuvent contenir des considérations et des exigences touchant des groupes particuliers parmi les membres des IRSC.

5.2. Les membres des IRSC doivent :

• 5.2.1. déclarer leurs intérêts externes par écrit au moyen du formulaire approuvé, à moins que l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts offre un autre mode de déclaration;

• 5.2.2. déclarer leurs intérêts externes au moment de leur nomination initiale, puis annuellement, à une date établie, ainsi que dans le plus court délai raisonnablement possible après avoir pris conscience de tout changement de situation pouvant engendrer un conflit d’intérêts;

• 5.2.3. déclarer de façon proactive leurs intérêts externes qui peuvent entrer en conflit avec leurs responsabilités officielles durant les réunions du conseil ou de l’organe consultatif dont ils sont membres, et, suivant la recommandation du président, s’abstenir de participer aux discussions et aux prises de décisions relatives aux questions qui les exposent à un conflit d’intérêts;

• 5.2.4. demander l’avis de l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts, ou du président de leur organe consultatif, s’ils ne trouvent pas de règle explicite s’appliquant à leur cas ou en cas de doute quant à la nature ou à l’étendue de la divulgation requise, et collaborer à la résolution du conflit, le cas échéant;

• 5.2.5. se conformer aux autres exigences précisées dans les documents fournis par l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts, aux conditions du conseil ou de l’organe consultatif concerné, et aux lettres d’engagement individuelles.

5.3. Présidents du conseil d’administration, du conseil scientifique et des organes consultatifs (les présidents)

Les présidents, avec le soutien du personnel responsable des IRSC, doivent s’assurer que les procédures de déclaration et de gestion des conflits d’intérêts sont strictement respectées au sein des conseils et des organes consultatifs qu’ils président. Ils doivent notamment:

• 5.3.1. s’assurer que les déclarations écrites ou verbales des membres des IRSC sont bien reçues selon les exigences ou les besoins;

• 5.3.2. s’assurer que les membres sont correctement informés de leurs responsabilités relatives à la déclaration des conflits d’intérêts;

• 5.3.3. interpréter et appliquer la présente politique de manière que soient correctement résolus les conflits d’intérêts qui ont été déclarés ou qui ressortent à une réunion, et s’assurer que les membres des IRSC se conforment à la présente politique. En cas d’incertitude ou de mésentente insoluble entre le président et le membre concerné, le président doit solliciter l’avis de l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts;

• 5.3.4. s’assurer que les déclarations des membres des IRSC, ainsi que les décisions relatives à la résolution des conflits d’intérêts, sont correctement consignées dans les procès-verbaux des réunions et communiqués au bureau de l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts.

6. Conséquences

Tout membre qui ne se conforme pas à la présente politique et aux exigences du bureau de l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts peut être démis de ses fonctions au sein des IRSC, et soumis aux autres mesures jugées appropriées par les IRSC.

7. Révision

Pour en garantir l’efficacité optimale, la présente politique sera réexaminée et révisée au besoin.

8. Demandes de renseignements

Toutes les demandes de renseignements relatives aux conflits d’intérêts et à la présente politique, y compris les communications avec l’agent des IRSC responsable des conflits d’intérêts, doivent être acheminées à ce dernier, à l’adresse declaration@irsc-cihr.gc.ca.

Date de modification :

2017-02-02