Vérification des contrôles de gestion de base des IRSC – Approvisionnement et ressources humaines
Table des matières
Résumé
Introduction
La vérification interne des contrôles de gestion de base des IRSC – Approvisionnement et ressources humaines (CGB) était inscrite dans le cadre du plan de vérification axé sur les risques (PVAR) pour 2012–2013, approuvé par le conseil d'administration (CA) des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).
Les Instituts de recherche en santé du Canada
Les Instituts de recherche en santé du Canada sont l'organisme fédéral responsable du financement de la recherche en santé au Canada. Fondés en juin 2000 en vertu de la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC rendent des comptes au Parlement par l'intermédiaire de la ministre de la Santé. Ils ont pour mandat « d'exceller, selon les normes internationales reconnues d'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ». Les IRSC se composent de 13 instituts virtuels – chacun étant dirigé par un directeur scientifique appuyé par le conseil consultatif de l'institut – qui rassemblent tous les partenaires dans le processus de recherche – à savoir ceux qui subventionnent la recherche, ceux qui la réalisent et ceux qui en utilisent les résultats – pour échanger des idées et se concentrer sur les besoins des Canadiens : une bonne santé et les moyens de prévenir et de combattre les maladies. Chaque institut appuie un large éventail de recherches dans des domaines qui lui sont propres et, en consultation avec ses intervenants, établit les priorités de recherche dans ces domaines. Les IRSC financent plus de 14 000 chercheurs et stagiaires dans des universités, des hôpitaux d'enseignement et d'autres organismes de santé et centres de recherche au Canada et à l'étranger.
Contrôles de gestion de base
Les contrôles de gestion de base (CGB) sont les contrôles internes clés qu'on s'attend habituellement à voir en place dans la plupart des ministères et organismes, sinon tous. Il peut s'agir de contrôles fondamentaux qui appuient chacun des éléments du Cadre de responsabilisation de gestion, ou d'autres contrôles propres au mandat ou à l'environnement de l'organisme.
Le Bureau du contrôleur général (BCG) a élaboré des critères de vérification afin de traiter des dix aspects des CGB qui devraient exister dans tous les ministères et organismes fédéraux.
Le PVAR 2012–2015 a désigné les CGB comme projet annuel récurrent, et les dix aspects principaux mentionnés par le BCG constitueront la base de ce que cette vérification et la vérification subséquente vont évaluer. Compte tenu des ressources disponibles à la vérification interne, on s'attend à ce que deux ou trois des aspects désignés par le BCG soient examinés dans le cadre de chaque projet annuel. Le présent projet de vérification a permis d'évaluer les contrôles en matière d'approvisionnement et la gestion des employés non permanents, de la rémunération au rendement et de l'administration de la rémunération.
Risques examinés pendant la vérification
La vérification porte sur le risque que les CGB des IRSC ne fonctionnent pas de la manière prévue et que l'organisme puisse être touché par des événements (c.-à-d. fraude, atteinte à la réputation et manquement à la sécurité) que ces contrôles visaient à prévenir. Ce risque est lié aux éléments « politique et programmes », « gérance » et « responsabilisation » du Cadre de responsabilisation de gestion du Conseil du Trésor.
Objectif
La vérification a permis d'évaluer si les contrôles de gestion de base relatifs à l'approvisionnement et à la gestion des employés non permanents, à la rémunération au rendement et à l'administration de la rémunération s'avèrent efficaces aux IRSC.
Portée
La vérification touchait les contrôles liés à la gestion du processus d'approvisionnement aux IRSC, ainsi que les employés non permanents, la rémunération au rendement et l'administration de la rémunération.
Opinion générale des vérificateurs
La vérification a permis de conclure que les CGB des IRSC sont efficaces en ce qui a trait au processus d'administration, aux employés non permanents, à la rémunération au rendement et à l'administration de la rémunération, et qu'il y a quelques possibilités d'amélioration.
Énoncé de conformité
J'estime, en tant que dirigeant de la vérification, que le nombre et la pertinence des procédures de vérification suivies et des éléments probants recueillis attestent l'exactitude de l'opinion exprimée dans le présent rapport. La vérification des CGB a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne et aux normes professionnelles connexes du gouvernement du Canada. Elle respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le montrent les résultats d'un programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
Résumé des forces
Durant la vérification, les forces suivantes ont été observées quant aux CGB :
- Il existe un solide processus d'approvisionnement qui gère et documente adéquatement la mise en place du marché, l'invitation à soumissionner, l'évaluation des soumissions et la modification de contrats;
- Les contrats à fournisseur unique et sans concours sont justifiés adéquatement;
- Les exigences relatives à la sécurité et les droits de propriété intellectuelle dans les contrats sont gérés adéquatement;
- Les IRSC se conforment aux exigences de réglementation par rapport à la divulgation proactive au cours de la période évaluée;
- Il existe un processus pour engager les fonds, vérifier les comptes, engager des dépenses et effectuer des paiements pour l'approvisionnement et la rémunération au rendement des IRSC;
- Les modalités d'embauche d'employés pour une période déterminée et d'étudiants sont respectées;
- Les employés font l'objet d'une enquête avant d'être embauchés;
- Il existe une séparation adéquate des pouvoirs dans les rôles d'administration de la rémunération;
- Les procédures de départ sont suivies adéquatement.
Résumé des possibilités d'amélioration
Les aspects suivants des CGB des IRSC exigent l'attention de la direction :
- Les contrats rétroactifs et les confirmations de commande n'ont pas été enregistrés dans le système de gestion financière des IRSC ni affichés sur le site Web des IRSC en vertu de l'exigence en matière de divulgation proactive de la politique sur les demandes d'approvisionnement;
- Les documents d'invitation à soumissionner des IRSC ne tiennent pas compte de toutes les exigences du gouvernement du Canada en ce qui a trait aux lignes directrices en matière d'approvisionnement relativement aux anciens fonctionnaires;
- Les procédures de départ ne sont pas officielles pour les employés qui sont en congé payé et sans solde.
Les vérificateurs remercient la direction et le personnel pour leur coopération tout au long de la réalisation de cette vérification.
Martin Rubenstein
Dirigeant principal de la vérification
Instituts de recherche en santé du Canada
La direction souscrit aux conclusions de la présente vérification.
Thérèse Roy
DPF/VP, Gestion et planification des ressources
Rapport détaillé
Méthodologie et critères de vérification
La vérification interne des contrôles de gestion de base des IRSC a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement fédéral. Voici quelques-unes des techniques de vérification utilisées :
- entrevues avec la direction et le personnel des Instituts de recherche en santé du Canada;
- examen de la documentation, des politiques, des rapports et des registres électroniques pertinents servant aux processus relatifs à l'approvisionnement et aux ressources humaines;
- nouveau calcul du coût des salaires et de l'approvisionnement.
Les contrôles ont été jugés adéquats lorsqu'ils suffisaient pour réduire les risques qui pouvaient menacer l'atteinte des objectifs. Les critères détaillés et les conclusions sont présentés à l'annexe du présent rapport.
La vérification s'est déroulée entre septembre 2012 et juin 2013.
Observations, recommandations et plan d'action de la direction
Le tableau ci-dessous présente les observations et les recommandations qui découlent de la vérification, ainsi que le plan d'action de la direction pour corriger les faiblesses relevées.
| Observation | Recommandation | Plan d'action de la direction |
|---|---|---|
| 1. Les contrats rétroactifs et les confirmations de commande ne sont pas inscrits dans le système de gestion financière (SGF) des IRSC ni affichés sur le site Web des IRSC en vertu de l'exigence en matière de divulgation proactive de la politique sur les demandes d'approvisionnement. | ||
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Les contrats rétroactifs et les confirmations de commande sont utilisés lorsque les fournisseurs ont commencé ou terminé du travail en l'absence d'un contrat approprié et signé. Chaque année, un nombre minimal de contrats rétroactifs et de confirmations de commande doivent être gérés par l'Unité des approvisionnements lorsque les employés des IRSC ne respectent pas les politiques et les procédures s'appliquant aux contrats. Même si ces éléments sont passés au peigne fin et traités un à un manuellement, ils ne sont pas inscrits dans le système financier des IRSC, ne sont pas analysés régulièrement ni affichés de manière proactive sur le site Web des IRSC. Risque et répercussions Comme les contrats ne sont pas inscrits dans le SGF des IRSC, il est plus difficile de les colliger et de les analyser. Le fait de ne pas divulguer ces contrats pourrait signifier que les IRSC ne sont pas conformes aux exigences relatives à la communication proactive. |
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Responsabilité Gestionnaire, Opérations financières et Approvisionnement Mesures
Date d'achèvement prevue Octobre 2013
Date d'achèvement prevue Octobre 2013 |
| 2. Les documents d'invitation à soumissionner des IRSC ne tiennent pas compte de toutes les exigences du gouvernement du Canada en ce qui a trait aux lignes directrices en matière d'approvisionnement relativement aux anciens fonctionnaires. | ||
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Les lignes directrices en matière d'approvisionnement sur l'embauche d'anciens fonctionnaires ont été modifiées en 2012 pour exiger la divulgation proactive des contrats (voir la section 3.90 du guide des approvisionnements Achats et ventes). Cette modification a donné lieu au changement des procédures d'offres d'appel. Les procédures d'approvisionnement des IRSC ne répondent pas adéquatement à ce changement et il n'existe actuellement aucun plan pour répondre aux exigences de la politique relative aux anciens fonctionnaires. En plus des changements apportés aux exigences de divulgation proactive, d'autres lignes directrices sur l'embauche d'anciens fonctionnaires ont été modifiées l'année dernière :
Risque et répercussions Le défaut de mettre à jour les documents d'approvisionnement des IRSC relatifs aux anciens fonctionnaires pourrait signifier que les IRSC ne sont pas conformes à ces exigences. De plus, le défaut de divulguer ces contrats pourrait exposer les IRSC à un examen ou aux critiques du public. |
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Responsabilité Gestionnaire, Opérations financières et Approvisionnement Mesures
Date d'achèvement prevue Octobre 2013
Date d'achèvement prevue Achevé |
| 3. Les procédures de départ ne sont pas officielles pour les employés en congé parental ou sans solde. | ||
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Les anciens employés subissent des contrôles officiels lors de leur départ pour des sommes dues à l'État (comme des avances de voyage), des biens matériels (comme des ordinateurs portatifs, des appareils BlackBerry) ou des renseignements (comme des dossiers du service de gestion des documents). Toutefois, les employés qui prennent une période prolongée de congé sans solde (comme un congé de maternité ou parental) ne subissent pas de contrôles similaires. Une modification du déroulement des tâches par rapport au départ des employés dans le but d'inclure un « processus de départ temporaire » avait été introduite en 2011, mais elle avait été suspendue jusqu'au début de 2013. À partir des résultats de la vérification et à la demande des RH, les SGITA ont changé les priorités et ont commencé à modifier le déroulement des tâches en août 2013. Risque et répercussions Les employés pourraient quitter les IRSC de façon permanente pendant leur congé sans solde prolongé. Il est plus difficile de réacquérir ces atouts à partir de ce moment. De plus, d'autres employés pourraient avoir besoin de renseignements durant la période du congé. |
Les contrôles faisant partie du processus de départ habituel devraient être appliqués aux employés qui commencent des congés sans solde prolongés. |
Responsabilité Gestionnaire, Relations de travail et rémunération Mesure D'accord. Le gestionnaire, Relations de travail et Rémunération, continuera à travailler avec les Services de gestion de l'information, de la technologie et de l'administration pour assurer la mise en oeuvre du « processus de départ temporaire » dans le déroulement des tâches par rapport au départ. Date d'achèvement prevue 31 décembre 2013 |
Conclusion générale
La conclusion générale tient compte du degré cumulatif d'exposition au risque par rapport aux observations issues de la vérification dans le contexte des critères énoncés ci-dessus. Les vérificateurs concluent que les contrôles de gestion de base sont efficaces en ce qui a trait à l'approvisionnement, aux employés non permanents, à la rémunération au rendement et à l'administration de la rémunération, et qu'il y a quelques possibilités d'amélioration.
Dans le cadre de notre vérification, nous avons désigné quelques possibilités mineures d'amélioration qui permettraient de rendre les systèmes de contrôle interne plus efficace, de rationaliser les opérations ou d'améliorer la présentation de l'information financière. Nous avons documenté ces observations dans une lettre de recommandation.
Annexe
Critères de vérification
Les définitions ci-dessous sont utilisées dans la vérification pour évaluer le cadre de contrôle interne.
| Conclusion par rapport aux critères de vérification | Définition des opinions |
|---|---|
| Bon contrôle | Bonne gestion, aucune faiblesse importante relevée ou besoin d'améliorations mineures seulement. |
| Problèmes modestes | Le contrôle comporte des lacunes, mais le risque couru est limité, car la probabilité ou la conséquence du risque est faible. |
| Importantes améliorations requises | Le contrôle comporte des lacunes qui, individuellement ou cumulativement, présentent un risque potentiel important. |
| Critères | Renvoi à des observations | Conclusion |
|---|---|---|
| Approvisionnement | ||
| 1. L'énoncé des besoins était défini avant l'invitation à soumissionner. | ||
| 1.1 Des autorités compétentes participent au processus de passation de marché au besoin. | Rapport de vérification interne (observation 1) | Problèmes modestes |
| 1.2 Les besoins en matière de travail ou de biens, les caractéristiques techniques, les estimations du coût et les livrables sont clairement définis dans l'énoncé de travail . | Aucune exception | Bon contrôle |
| 1.3 L'énoncé de travail est défini avant l'invitation à soumissionner. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 2. Des documents sont versés au dossier pour justifier le recours à un marché sans concours, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. | ||
| 2.1 Le dossier comporte une documentation adéquate et manifeste justifiant le recours à un fournisseur unique. | Rapport de vérification interne (observation 4) et lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 2.2 Dans le cadre de la planification pour évaluer un autre marché, une analyse adéquate est réalisée pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 2.3 Il n'existe aucune preuve de fractionnement du marché. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 2.4 Les exigences de sécurité sont traitées pour se conformer aux dispositions de la Politique du gouvernement sur la sécurité. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 2.5 Les droits de propriété intellectuelle (PI) sont recensés et traités. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 2.6 Le recours aux services d'anciens fonctionnaires est justifié et étayé par des documents. | Rapport de vérification interne (observation 2) | Problèmes modestes |
| 2.7 Les contrats avec les anciens fonctionnaires respectent la période d'attente de douze mois.i | Rapport de vérification interne (observation 2) | Problèmes modestes |
| 3. Des procédures d'appel d'offres adéquates pour les soumissions sont adaptées aux circonstances. | ||
| 3.1 Le bon mode d'approvisionnement est utilisé. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 3.2 Le mode de passation de marché retenu est utilisé conformément à ses modalités. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 3.3 Il n'existe aucune preuve de fractionnement du marché. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 4. Les critères d'évaluation des soumissions étaient communiqués dans des documents de demande de propositions et servaient à sélectionner les entrepreneurs selon une approche ouverte, équitable et transparente. | ||
| 4.1 La méthode de sélection des soumissions et les critères d'évaluation sont clairement énoncés dans les documents d'invitation à soumissionner avant la diffusion de la demande de propositions. | Une exception, aucune recommandation | Bon contrôle |
| 4.2 Dans les processus sans concours, l'énoncé de travail, la description de travail et les critères d'évaluation se font selon une approche ouverte, équitable et transparente, et ils sont définis avant l'invitation à soumissionner. | Une exception, aucune recommandation | Bon contrôle |
| 4.3 Les entrepreneurs et les biens ont été sélectionnés conformément aux modalités de la soumission. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 4.4 Le rapport d'évaluation a été signé par tous les évaluateurs. | Une exception, aucune recommandation | Bon contrôle |
| 5. La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue. | ||
| 5.1 Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée. | Une exception, aucune recommandation | Bon contrôle |
| 5.2 Les dépenses sont approuvées avant l'activité. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 5.3 L'engagement est consigné d'après la valeur prévue. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6. Les marchés sont approuvés avant la réception des biens ou des services, les modifications au marché sont apportées avant l'expiration du marché d'origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers. | ||
| 6.1 Une copie signée du marché figurait au dossier. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6.2 Les marchés sont signés par une personne dûment autorisée. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6.3 Les marchés et les modifications sont publiés avant la réception des biens et des services. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6.4 Les modifications de marché sont bien justifiées et étayées par des preuves. | Une exception, aucune recommandation | Bon contrôle |
| 6.5 Les modifications de marché sont approuvées par des agents autorisés. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6.6 Les modifications contractuelles sont publiées avant la date d'expiration des marchés. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 7. La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement. | ||
| 7.1 La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 7.2 Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 7.3 La vérification des comptes est effectuée en temps opportun. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 8. Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun. | ||
| 8.1 La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 8.2 Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 8.3 Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 8.4 Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 9. Les marchés dont la valeur dépasse 10 000 $ font l'objet d'une annonce publique. | ||
| 9.1 Les marchés, y compris les modifications dont la valeur dépasse 10 000 $, satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive. | Aucune exception | Bon contrôle |
| Ressources humaines | ||
| 1. Les conditions d'emploi fixées par le Conseil du Trésor pour les étudiants et la politique des IRSC pour les employés nommés pour une période déterminée sont appliquées comme il se doit. | ||
| 1.1 L'embauche d'employés nommés pour une période déterminée suit les autorisations, l'application et les responsabilités décrites dans la Politique sur l'emploi pour une période déterminée des IRSC. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 1.2 Les conditions d'emploi des étudiants stipulent que les congés payés sont exclus de la rémunération et qu'ils sont remplacés par l'ajout de 4 % à la rémunération. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 1.3 La rémunération et les avantages des étudiants sont fixés dans les dispositions déterminées. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 2. Les enquêtes de sécurité touchant le personnel sont gérées comme il se doit, et une personne dûment autorisée en a la responsabilité. | ||
| 2.1 Les niveaux des évaluations de la sécurité et des vérifications de la fiabilité sont définis et déterminés comme conditions d'emploi. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 2.2 Les personnes qui auront accès à l'information et aux biens du gouvernement doivent avoir fait l'objet d'une enquête de sécurité au niveau déterminé avant d'entrer dans leurs fonctions. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 2.3 Les cotes de sécurité et les vérifications de la fiabilité sont examinées et approuvées par une personne dûment autorisée. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 3. La rémunération au rendement est gérée comme il se doit et approuvée par des personnes dûment autorisées. | ||
| 3.1 Les évaluations annuelles du rendement sont fondées sur des objectifs préétablis; elles sont effectuées et consignées par écrit tous les ans. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 3.2 La rémunération au rendement est accordée uniquement aux employés y ayant droit. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 4. La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue. | ||
| 4.1 Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 4.2 Les dépenses sont approuvées avant l'activité. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 4.3 L'engagement est consigné d'après la valeur prévue. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 5. La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement. | ||
| 5.1 La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 5.2 Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 5.3 La vérification des comptes est effectuée en temps opportun. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6. Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon employé en temps opportun. | ||
| 6.1 La rémunération au rendement est réglée au bon montant et au bon employé dans les limites autorisées. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6.2 Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire. | Lettre de recommandation | Bon contrôle |
| 6.3 Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 6.4 Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement. | Aucune exception | Bon contrôle |
| 7. Les responsabilités de l'administration de la paye sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches. | ||
| 7.1 Les responsabilités dans l'administration de la paye sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches. | Deux exceptions, aucune recommandation | Bon contrôle |
| 8. Les formalités de départ établies par l'organisme sont respectées. | ||
| 8.1 Les procédures de l'organisme applicables aux départs sont en place et sont suivies afin de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout le matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte l'organisme. | Rapport de vérification interne (observation 3) | Problèmes modestes |
Notes en bas de page
- Note en bas de page i
-
Prenez note que le critère 2.7 fait référence à une période d'attente d'un an pour les anciens fonctionnaires; ce critère a été tiré du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique maintenant archivé. Entre les étapes de planification et de production de rapports de la vérification, ce document a été remplacé par la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, qui ne mentionne pas une période d'attente, même si c'est le cas du Code de conduite pour l'approvisionnement, toujours actif. En raison de la complexité du problème et du critère initial désormais obsolète, on ne fait aucune recommandation spécifique concernant une période d'attente. On recommande plutôt de faire une évaluation générale des contrats avec les anciens fonctionnaires.
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