Guide de l'EC - Chapitre 8 : Ressources pour planifier l'engagement des citoyens

[ Table des matières ]

La Direction des partenariats et de l'engagement des citoyens (DPEC) est à dresser une liste croissante de sources d'information et de ressources tirées des expériences d'organismes externes au mandat pertinent, ainsi que des instituts/directions des IRSC. Les capacités nécessaires à la conduite età la conception de projets d'engagement des citoyens (EC) sont limitées aux IRSC, mais on offre des conseils pour débuter.

Le présent chapitre contient les ressources suivantes :

  • Section 8.1 Liste de questions possibles à poser lorsqu'on envisage d'embaucher un consultant en EC;
  • Section 8.2 Ressources pour évaluer les activités d'EC, y compris un menu d'évaluation;
  • Section 8.3 Liste de possibilités de formation et de ressources pour développer les capacités internes en EC;
  • Section 8.4 Liste de sites Web et de ressources en ligne chaudement recommandés sur l'EC.

L'information contenue dans ce chapitre pourra être mise à jour à mesure qu'on découvrira de nouvelles ressources et que les IRSC gagneront de l'expérience en EC.

8.1 Embaucher un consultant ou un facilitateur pour planifier son activité d'engagement des citoyens

La DPEC est à compiler une liste d'entrepreneurs engagés auparavant par les instituts et les directions des IRSC. Cette liste indiquera aussi le nom d'un membre des IRSC (qui a transigé directement avec l'entrepreneur) comme source d'information supplémentaire sur l'expérience des IRSC avec les spécialistes en EC. De plus, Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada ont élaboré un appel de demandes assorti d'exigences pondérées pour dresser une liste d'entrepreneurs avec offres permanentes. Le conseiller principal, Engagement des citoyens, continuera de collaborer avec les deux organismes pour partager des ressources et des entrepreneurs chaudement recommandés.

Même avec l'aide de recommandations, le choix du bon facilitateur ou consultant peut s'avérer difficile. Vous trouverez ci-dessous des exemples de questions d'entrevue avec des facilitateurs ou des spécialistes en EC tirés du cours sur les consultations publiques et l'engagement des citoyens de l'École de la fonction publique du Canada (2006). Ces questions visent à vous aider à déterminer si l'approche, l'expertise et la vision d'un entrepreneur sont compatibles avec vos objectifs d'EC.

  • Que savez-vous de nos attentes à l'égard d'un facilitateur?
  • Quelle est votre perception des objectifs?
  • Quel rôle vous voyez-vous jouer?
  • Quel rôle voyez-vous mon équipe/moi-même jouer?
  • Quel processus utiliserez-vous?
  • Quelles méthodes/approches d'engagement utiliserez-vous?
  • Quelles difficultés prévoyez-vous?
  • Quelles activités d'EC similaires avez-vous dirigées?
  • Quels ont été les résultats?
  • De quelle information aurez-vous besoin pour élaborer votre programme?
  • Quand pourrons-nous voir votre programme proposé?
  • Comment l'information sera-t-elle recueillie?
  • Avez-vous déjà travaillé avec l'interprétation simultanée?
  • Comment réagirez-vous en cas d'imprévu?
  • Comment résumerez-vous votre contribution?

Pour plus d'information, prière de communiquer avec la DPEC à pce.pec@irsc-cihr.gc.ca.

8.2 Évaluer son activité d'engagement des citoyens

Après avoir effectué des analyses du contexte, dirigé de nombreuses réunions de planification et navigué entre les écueils logistiques, vous êtes prêt à entreprendre votre initiative d'EC. Félicitations! Cependant, comme indiqué au chapitre 3, vous ne devriez pas négliger l'évaluation de votre initiative. La création d'un plan d'évaluation est un excellent moyen de s'assurer que le plan d'EC généralse déroule comme prévu. Si votre initiative est parfaite sur tous les plans, vous aurez ainsi la satisfaction de le savoir (et si elle ne l'est pas, l'intégration d'un volet évaluation à votre plan d'EC général vous aidera à faire les ajustements nécessaires)40. L'évaluation vous permet de :

  • mesurer votre succès par rapport à vos objectifs d'EC;
  • déterminer ce qui a fonctionné (ou qui fonctionne) et ce qui n'a pas fonctionné, et pourquoi;
  • améliorer le processus (même lorsqu'il est en cours);
  • assurer l'uniformité et l'efficacité des pratiques;
  • assurer l'utilisation efficace des ressources;
  • présenter l'EC comme une contribution légitime à la prise de décision, et « l'apport des citoyens » comme de l'information valide;
  • mesurer la connaissance et la compréhension des IRSC chez le public.

Cette section aborde des considérations importantes qui vous guideront dans l'évaluation de votre activité d'EC.

Menu d'évaluation

Le menu d'évaluation ci-dessous est une adaptation du Modèle de plan de participation du public de Santé Canada (2007), un guide de ressources produit par la Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs, de Santé Canada. Cette ressource se veut complémentaire à l'atelier de formation de Santé Canada intitulé Planification de la participation du public aux activités de politiques, de réglementation et de programmes. Le menu donne un aperçu des principales questions d'évaluation : comment l'activité s'est-elle déroulée? (évaluation du processus); quelles ont été les retombées? (évaluation des résultats); quels indicateurs de succès et quelles sources de données (preuves scientifiques) a-t-on désigné pour l'évaluation?

Le menu se compose de deux tableaux, le premier pour l'Évaluation du processus (Tableau 4) et le second pour l'Évaluation des résultats (Tableau 5). Chaque tableau se divise en quatre parties : Thème; Description du succès; Indicateurs; Démonstration. La partie Thème correspond aux questions d'évaluation propres à une situation d'EC donnée (c'est pourquoi le tableau n'inclut pas de questions). Par exemple, si durant votre évaluation vous désirez savoir ce que les participants ont pensé du choix des locaux ou de l'approche d'EC, cette question vous conduirait au thème de la Satisfaction des participants dans le tableau d'Évaluation du processus (explication : cette question irait dans la catégorie Évaluation du processus, car elle renvoie à la manière dont l'activité s'est déroulée). La partie Description du succès du tableau vous donne une idée du meilleur scénario envisageable, et la partie Indicateurs suggère des moyens de savoir si vous avez réussi à produire ce scénario (par exemple, sous le thème de la Satisfaction des participants, un des indicateurs est « les attentes ont été comblées »). Enfin, la partie Démonstration du tableau propose des sources de données qui devraient vous aider à déterminer où vous vous situez par rapport aux indicateurs (comment savoir si les attentes ont été comblées? Par des questionnaires, des entrevues avec les participants, etc.). L'assemblage de tous ces éléments vous donnera un excellent point de départ pour évaluer votre activité ou initiative d'EC.

Tableau 4 : Thèmes et indicateurs correspondants pour l'évaluation du processus

Évaluation du processus

Thème Description du succès Indicateurs Démonstration
Clarté de la définition des tâches et des responsabilités - Il est évident que tous comprennent clairement et de la même façon les objectifs, les processus et les contributions

- Les responsabilités sont clairement attribuées

- L'approche d'engagement du public est pertinente et réaliste à cette étape du cycle décisionnel

- Le niveau d'engagement du public correspond au genre de contribution que l'organisation s'attend à obtenir

- Énoncé clair des objectifs, des attentes des organisateurs/ participants et des résultats

- L'activité convient à la poursuite des objectifs prévus

- Les rôles sont clairs

- Les responsabilités sont claires

- Les décisions et les justifications sont documentées

- Les engagements/mesures sont menés à bien dans les délais établis

- Plan de participation du public

- Mandat

- Documentation préparatoire à l'activité

- Plan d'action pour les activités d'EC

- Rapport d'étape

- Procès-verbaux des réunions de planification

- Rapport final sur l'activité d'EC

Coordination - L'intervalle entre les nouvelles initiatives est prévu de façon à ne pas lasser les intervenants

- D'autres activités ont été mises à profit (enrichissement mutuel ou coordination/combinaison des efforts)

- On a réfléchi dès le début aux méthodes, aux coûts relatifs et aux plans d'évaluation de l'EC

- La nature de l'information à partager avec le public et la méthode de partage sont établies (et prévues) au début du processus

- Analyses des contextes interne et externe pour relever d'autres activités pertinentes

- Analyse du contexte externe pour comprendre la dimension publique de l'enjeu et les personnes qui veulent exercer une influence

- Plan d'action (comprend les analyses)

- Résultats d'analyse

- Rapport d'analyse des intervenants

Chances égales de participer - Les participants ont reçu de l'information appropriée (tenant compte du niveau de connaissance) pour contribuer pleinement - Les participants peuvent articuler des valeurs

- On a fourni du matériel didactique aux participants

- L'information a été fournie dans un format accessible

Les besoins spéciaux ont été comblés

Divers mécanismes ont été utilisés pour mettre les participants à l'aise de partager leurs opinions

- Entrevues avec les planificateurs

- Entrevues avec les observateurs

- Examen de l'information fournie

- Documentation sur la préparation du matériel

- Programme d'activités (petit groupe de travail, période de questions)

- Détermination des besoins spéciaux (et des moyens d'y répondre)

- Délai alloué pour l'examen de la documentation fournie (suffisant ou non)

- Sommaire des plaintes

Satisfaction des participants - Les participants se sont sentis suffisamment bien préparés pour contribuer pleinement

- Les participants ont compris leur rôle et l'utilité de leur contribution
(Nota: Les participants peuvent évaluer une activité en fonction de n'importe quel résultat d'EC pouvant se mesurer - habituellement tiré des principes directeurs et des objectifs de l'activité. Ils peuvent juger mieux que quiconque si on a répondu à leurs attentes.)

- Les rôles étaient clairs

- Les attentes ont été comblées

- L'information fournie était accessible

- Les participants ont compris le processus décisionnel

- Les participants ont eu le temps de donner leurs opinions

- Les participants ont compris les enjeux complexes

- De nouvelles capacités ont été développées

Questionnaire rempli par les participants

- Entrevues

- Rapports des observateurs officiels

Représentativité - Les participants représentaient un échantillon des publics intéressé et touché

- La contribution recueillie est équilibrée au regard des régions géographiques, des secteurs, des sexes, des cultures, des langues ainsi que des expériences ou expertises pertinentes

- Les participants sont représentatifs des publics intéressé et touché

- Équilibre démographique

- Les intervenants directement touchés par l'enjeu sont engagés

- Données démographiques (sondages, enquêtes)

- Information obtenue des participants (questionnaire) o Analyse des intervenants (plan d'EC)

- Liste des participants, associations représentées o Activités de sensibilisation

- Procès-verbaux des réunions

- Méthode de recrutement des participants

- Entrevues avec les planificateurs

Ressources adéquates - Le personnel affecté à l'activité était en nombre suffisant

- Les capacités internes ont été développées au besoin (formation, etc.)

- Le temps/soutien offert indirectement par les collègues, la direction est évident

- Les participants ont eu assez de temps pour se préparer à l'activité et ils ont disposé d'assez de temps et de ressources durant l'activité pour absorber l'information et ainsi pouvoir exprimer des idées, des perspectives et des conclusions aussi éclairées que possible

- Les intervenants intéressés à l'enjeu sont engagés

- Le budget est suffisant par rapport aux objectifs

- Le temps alloué est suffisant pour prendre les mesures clés

- Les bonnes personnes ont été engagées dans le processus de planification

- Les participants ont eu le temps de partager leurs opinions

- Les participants ont eu accès à l'information

- Comparaison du budget aux dépenses

- Entrevues avec les planificateurs

- Documentation et distribution de l'information

- Documentation sur les besoins spéciaux comblés

- Comparaison des coûts d'activités similaires

Facteur temps - L'activité coïncide avec l'intérêt porté à l'enjeu dans la population et reflète le degré de participation souhaité par le public

- La contribution du public arrive en temps opportun dans le processus décisionnel de l'organisation, de sorte à pouvoir influencer les décisions

- Les occasions deformation de base, d'information et d'apprentissage sont offertes aux participants en temps opportun

- L'activité est synchronisée avec le processus décisionnel de sorte à maximiser l'influence potentielle de la contribution

- L'activité coïncide avec l'intérêt porté à l'enjeu

- Les participants ont reçu de l'information à l'avance

- Résultats de sondage d'opinion publique

- Le plan d'EC a été intégré au plan d'action pour prise de décision

- Rapport final

- Entrevue avec les planificateurs

Transparence - Le public comprend comment les décisions sont prises et comment sa contribution est intégrée au processus décisionnel

- Connaissance et reconnaissance évidentes de ceux qui veulent influencer le processus décisionnel (et de la façon dont ils veu lent l'influencer)

- Les étapes du processus d'EC sont documentées

- Le processus décisionnel est communiqué de façon transparente

- Le processus décisionnel est compris

- Plan, objectifs et évaluation des résultats de l'EC

- Examen de l'information et des documents fournis

- Plan de communication de l'activité et rapport final

Tableau 5 : Thèmes et indicateurs correspondants pour l'évaluation des résultats

Évaluation des résultats

Thème Description du succès Indicateurs Démonstration
Développement des capacités - Les participants enrichissent leurs compétences

- Les relations entre la communauté ou les citoyens et l'organisation sont renforcées

- Meilleures relations entre l'organisation et le public

- L'activité profite au public

- Documentation des relations développées ou renforcées

- Médiatisation de l'impact des participants

Influence sur la prise de décision - La participation du public influence la prise de décision (en conformité avec les objectifs de l'activité)
Nota: les résultats imprévus devraient aussi être notés.
- Les sommaires et les documents produits après l'activité témoignent de la contribution des participants

- Rétroaction fournie aux participants sur les retombées de leur contribution

- Les participants ont compris les mesures/activités de suivi et savent qui a exercé la plus grande influence et pourquoi

- Rapport final sur l'activité et l'influence des contributions reçues

- Entrevues avec le personnel

- Procès-verbaux ou vidéos des activités

- Formulation des documents créés après l'activité d'EC

Apprentissage - Les participants et l'organisation ont été exposés à des faits nouveaux, des preuves nouvelles ou des interprétations nouvelles - L'organisation a appris quelque chose de nouveau

- Les participants ont appris quelque chose de nouveau

- Les participants ont compris les compromis requis par l'enjeu

- La liste des leçons apprises a été préparée avec la contribution des participants et des planificateurs

- Questionnaire aux participants

- Correspondance entre l'organisation et les participants

- Document sur les leçons apprises

8.3 Possibilités de formation et ressources

La liste ci-dessous donne un aperçu des programmes qui pourraient intéresser le personnel des IRSC. Pour plus d'information, veuillez vous servir des liens fournis ou communiquer avec la DPEC (pce.pec@irsc-cihr.gc.ca).

École de la fonction publique du Canada

L'École de la fonction publique du Canada (EFPC) offre des possibilités de développement professionnel et de formation aux membres de la fonction publique. Pour voir la liste complète des cours actuellement offerts, comme celui ci-dessous, veuillez visiter le site Web d'ÉFPC - Cours.

Dialogue, Deliberation, and Public Engagement Certificate Program de la Fielding Graduate University (anglais seulement)

Ce programme de certificat vous aidera à maîtriser l'art de l'engagement du public en travaillant selon un modèle chercheur-praticien d'apprentissage coopératif et de pratique réflexive.

Association internationale pour la participation publique (AIP2)

Comme mentionné au chapitre 1, l'Association internationale pour la participation publique (AIP2) est une association réputée dont les membres cherchent à promouvoir età améliorer la participation publique auprès de particuliers, de gouvernements, d'établissements et d'autres entités dont les activités touchent l'intérêt public. Elle organise et mène aussi des activités, comme la promotion d'un programme de recherche axé sur les résultats et l'utilisation de la recherche pour soutenir des objectifs éducationnels et d'action revendicatrice.

L'AIP2 offre des cours menant à l'obtention d'un certificat en participation publique (engagement des citoyens). Les détails du programme de certificat figurent ci-dessous.

Liste de cours du programme de certificat de l'AIP2

Le programme de certificat en participation publique de l'Association internationale pour la participation publique (anglais seulement) vise à offrir une vaste expérience d'apprentissage sur les fondements de la participation publique (engagement des citoyens). Voici les cours offerts dans le cadre du programme:

  1. Planning for Effective Public Participation (cours de 2 jours)
  2. Effective Communications for Public Participation (cours d'une journée)
  3. Techniques for Effective Public Participation (cours de 2 jours)
À la fin de chaque module, les étudiants reçoivent un crédit de l'AIP2 attestant de leur réussite du module. À la fin des trois modules, les étudiants obtiennent un certificat en participation publique de l'AIP2. Aussi, disponible en ligne est le calendrier de formation de l'AIP2 (anglais seulement).

Le Canadian Trainers Collective en collaboration avec Dialogue Partners

Le Canadian Trainers Collective et Dialogue Partners offrent les cours de Dialogue Partners et les cours du programme de certificat de l'AIP2 (à divers endroits au Canada). L'une des valeurs de Dialogue Partners est de développer les capacités (en engagement des citoyens) par le transfert des connaissances et le mentorat participatifs. Son but est d'habiliter les stagiaires à créer eux-mêmes l'espace nécessaire à un engagement significatif et productif.

Pour plus d'information sur les ateliers et les séminaires offerts par Dialogue Partners, veuillez visiter leur page de formation (anglais seulement) ou communiquer avec le Canadian Trainers Collective à cdntrainerscollective@shaw.ca.

Masterful Facilitation Institute: Devenir un facilitateur inspiré

Masterful Facilitation est un institut d'apprentissage qui vise à développer la confiance et la compétence voulues pour planifier et diriger des réunions productives. Les cours offerts sont conçus pour vous aider à devenir de meilleurs facilitateurs età maîtriser l'art de l'animation de sorte à pouvoir permettre à des groupes de différentes tailles dans différents contextes d'exploiter leur créativité et leur jugement pour produire des résultats extraordinaires. Le cours suivant est grandement recommandé :

The Inspired Facilitator: Achieving Mastery in Engaging Organizations and Communities (anglais seulement)

Ce cours propose une exploration approfondie des principes, des théories, des pratiques et des processus sous-jacents à la compréhension, à la planification età la gestion de dynamiques de groupe complexes et de situations à intervenants multiples.

Pour en savoir plus sur l'Institut, veuillez consulter le blog de Masterful Facilitation Institute (anglais seulement), ou communiquer avec Myriam Laberge: 604-943-9133, info@breakthroughsunlimited.com; ou Brenda Chaddock: 604-929-4290, brenda@followtheleader.ca.

Centre for Sustainable Community Development, Université Simon Fraser

Le Centre for Sustainable Community Development à l'Université Simon Fraser offre un atelier de deux jours sur l'engagement des intervenants et le dialogue, intitulé How to Communicate, Consult, Collaborate and Co-Create in a Networked World. Cet atelier s'adresse aux décideurs de haut niveau et aux praticiens d'expérience qui souhaitent développer leurs compétences stratégiques en engagement co-créatif des intervenants. Le cours permet aux participants d'acquérir de nouvelles compétences, de nouveaux modèles et de nouveaux outils pour pouvoir identifier, segmenter et engager les intervenants de façon à générer un enrichissement mutuel, limiter les risques et co-créer des solutions innovatrices à fort impact. Pour une description de l'activité et de l'information sur les dates des prochains cours, veuillez visiter le site Web de Community Economic Development Certificate (anglais seulement).

Il est à noter que cette liste de ressources en formation ne se veut pas exhaustive. La DPEC continuera d'inventorier les ressources, et les membres du personnel des IRSC sont invités à partager leurs expériences avec le conseiller principal, Engagement des citoyens, à pce.pec@irsc-cihr.gc.ca.

8.4 Sites Web et guides de ressources chaudement recommandés

La liste de sites Web et de guides de ressources suivante a été compilée par la DPEC. Les membres du personnel des IRSC sont encouragés à explorer ces ressources età enrichir la liste en communiquant avec le conseiller principal, Engagement des citoyens, à pce.pec@irsc-cihr.gc.ca.

D'autres ressources sont disponibles dans le répertoire partagé sur l'EC.

8.5 Conclusion

Ce chapitre a été conçu pour fournir au personnel des IRSC de l'information supplémentaire sur les ressources et les possibilités de développement professionnel en EC. Cette information pourra être mise à jour et enrichie à mesure que les IRSC développeront leur expérience et leurs capacités d'EC.

Dans l'ensemble, le présent guide visait à offrir au personnel des IRSC une introduction détaillée au domaine de l'EC. La DPEC est disponible pour fournir des conseils, de l'information et des recommandations. Les membres du personnel des IRSC sont encouragés à discuter de leurs projets d'EC avec le conseiller principal, Engagement des citoyens (pce.pec@irsc-cihr.gc.ca), au début de l'étape de planification, ou avec la DPEC, en tout temps durant le processus d'EC.

Notes en fin de chapitre

  1. Hampton, Chris. « Developing an Evaluation Plan ». Eds. Vincent T. Francisco et Bill Berkowitz. The Community Toolbox. (anglais seulement)
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