Guide de l'EC - Chapitre 2 : Modèle d'arbre décisionnel pour l'engagement des citoyens

[ Table des matières ]

La création d'un plan d'engagement des citoyens peut être tout un contrat. Par où commencer? Quoi inclure dans le plan? Qui peut aider? La recherche et la consultation des bonnes personnes peuvent sembler une tâche titanesque; cependant, le présent guide divise le processus de planification de l'EC en segments faciles à gérer, qui vous permettront de dresser votre plan avec confiance.

Élaboré à partir de la meilleure expertise professionnelle en EC, le chapitre 2 présente un modèle d'arbre décisionnel qui vous aidera à déterminer l'approche convenant le mieux à votre situation ou à vos besoins. Destiné à servir d'outil décisionnel, le modèle est adapté aux activités d'EC des IRSC afin qu'elles soient conçues avec rigueur et en conformité avec les meilleures connaissances actuelles sur l'élaboration d'un processus d'EC. Dans l'ensemble, ce chapitre vous aidera à clarifier vos objectifs d'EC età visualiser votre propre activité d'EC.

2.1 Comment se servir du modèle d'arbre décisionnel

Le modèle d'arbre décisionnel comprend plusieurs « phases » (ou sections) qui vous guident dans une série d'étapes clés pour choisir une approche d'EC appropriée. L'aide-mémoire (questionnaire) à cinq questions, à la section 2.2, est transférable dans la Matrice des approches (section 2.3) pour chaque composante du continuum d'engagement des citoyens (section 1.6).

Questions de l'arbre décisionnel pour l'EC (section 2.2)
L'arbre décisionnel pour l'EC donne les questions qu'il faut se poser avant d'engager des citoyens dans son travail : pourquoi, quand, qui, quoi et comment. Cette section n'est pas conçue pour choisir une approche ou technique d'EC particulière; elle débouche sur une série d'options qui peuvent être explorées à la section 2.3.

Matrice des approches d'EC (section 2.3)
La Matrice des approches d'EC se sert des réponses fournies à la section 2.2 pour vous guider vers diverses approches d'EC potentielles qui se fondent sur le continuum d'engagement des IRSC (voir chapitre 1).

Tableau sommaire des approches d'EC (section 2.4)
Dans cette section, chaque approche d'EC décrite à la section 2.3 est résumée dans un tableau adapté de la « Public Participation Toolkit » de l'Association internationale pour la participation publique (AIP2), avec l'autorisation de l'Association. Le Tableau sommaire comprend une description générale de chaque approche d'EC, accompagnée de conseils relatifs à son utilisation et d'une estimation des avantages et des risques associés à chaque technique.

Le modèle vous aidera à choisir la meilleure approche pour votre situation. Lorsque vous aurez une bonne idée de vos meilleures options, passez au chapitre 3 avant d'entreprendre l'élaboration de votre plan.

Les sections du modèle d'arbre décisionnel ont été conçues de manière à se compléter mutuellement. Elles vous guident à partir d'idées de départ relatives à l'EC jusqu'à des activités possibles, pour lesquelles vous aurez besoin d'un plan d'EC (voir Figure 4 ci-dessous pour un résumé des étapes).

Figure 4 : Comment se servir du modèle d'arbre décisionnel

Figure 4 : Comment se servir du modèle d'arbre décisionnel

Il est important de commencer par la section 2.2, puis de progresser dans l'ordre vers les sections 2.3 et 2.4; les réponses fournies dans une section aident à répondre aux questions de la section suivante.

2.2 Questions de l'arbre décisionnel pour l'engagement des citoyens

Ces questions structurantes vous permettront de passer en revue les éléments clés qui forment la base du plan d'EC. Répondez aux questions dans l'ordre. Un aide-mémoire est fourni à la fin de la section pour noter vos réponses.

Question 1 : Pourquoi les citoyens devraient-ils participer à l'initiative?

Il existe de nombreuses raisons d'engager les citoyens. Pour aider les employés des IRSC à réfléchir à leurs propres raisons, une liste de « catégories » de raisons a été produite à l'aide des conseils d'Ascentum Inc.5. Il est à noter que ces catégories sont directement transférables dans la Matrice des approches d'EC (et qu'une activité d'EC peut reposer sur n'importe quelle combinaison de ces raisons).

Les raisons d'engager les citoyens peuvent être :

  • Comprendre leurs valeurs
  • S'exposer à diverses perspectives
  • Réunir des connaissances expérientielles
  • Accéder à des connaissances inexploitées
  • Aider à la gestion des risques
  • Éclairer l'évaluation
  • Éclairer l'établissement des priorités
  • Répondre à la demande du public
  • Réparer des injustices historiques (subies par des groupes autrefois marginalisés ou minoritaires)

Bon nombre de ces raisons d'inclure des citoyens dans l'établissement de nouveaux plans stratégiques ou de nouvelles priorités, lignes directrices ou politiques relèvent de considérations éthiques, sociales, stratégiques et liées à la santé.

Question 2 : Quand la participation des citoyens est-elle nécessaire?

Les citoyens (individus ou groupes organisés) peuvent être inclus à différentes étapes du cycle décisionnel (voir Figure 5 ci-dessous). Par exemple, au cours de l'élaboration d'un plan stratégique ou d'une ligne directrice particulière, l'inclusion des citoyens peut être utile pour définir un enjeu ou prendre et/ou évaluer une décision. Il est possible d'engager les citoyens à n'importe quelle étape du cycle décisionnel, et il convient parfois de les inclure à toutes les étapes dans certaines situations.

Figure 5 : Le cycle décisionnel

Figure 5 : Le cycle décisionnel

Ce cycle général vise à illustrer l'abondance des possibilités d'inclure les citoyens dans l'établissement de priorités et l'élaboration de plans, de politiques ou de lignes directrices. Le tableau cidessous (Tableau 1) décrit certaines façons d'inclure les Canadiens à chaque étape du processus.

Tableau 1 : Inclure les citoyens dans le cycle décisionnel

Étape de la prise de décision Rôles possibles des citoyens…
1. Définir l'enjeu " Reconnaître le problème/cerner les risques
  • Analyser le contexte
  • Commencer à définir l'enjeu
  • Approuver l'énoncé de l'enjeu
2. Recueillir de l'information
  • Fournir des données (qualitatives ou quantitatives, y compris des expériences personnelles, des idées, des résultats de sondages, des réponses officielles)
3. Établir des critères de décision
  • Clarifier les valeurs et les buts
  • Clarifier les engagements normatifs, moraux
  • Décrire les résultats souhaités
  • Établir des indicateurs
4. Concevoir des solutions de rechange
  • Se concentrer sur les buts
  • Proposer diverses solutions de rechange
  • Étendre la réflexion (hors des normes établies)
5. Évaluer des solutions de rechange
  • Analyser les options
  • Utiliser des outils pour évaluer les solutions de rechange
  • Comprendre les impacts et compromis potentiels
  • Recommander des options
6. Prendre la décision
  • Prendre une décision ou choisir des options
  • Communiquer la décision (dans la communauté, etc.)
7. Appliquer la décision
  • Comprendre les facteurs de succès
  • Évaluer l'applicabilité de la décision (dans la communauté)
  • Attribuer des rôles et des responsabilités
  • Concevoir un cadre d'évaluation, des critères et des indicateurs
8. Évaluer la décision
  • Recueillir des données
  • Évaluer par rapport aux objectifs, aux indicateurs désignés et à l'apprentissage partagé
  • Recommander des changements au besoin

Question 3 : Qui devrait participer?

Avant le lancement de tout projet d'EC, il est nécessaire de désigner des publics cibles. Qui sera touché par l'enjeu, l'orientation ou la décision? Qui est actif, intéressé ou capable d'influencer?

Le Cadre d'EC a établi une typologie pour l'EC aux IRSC (voir section 2.1.1 du Cadre). Voici les quatre grandes catégories de cette typologie :

  • Personnes concernées (à titre personnel)—les citoyens touchés directement par une décision, mais non affiliés à un groupe organisé;
  • Membres du grand public (à titre personnel)—les citoyens personnellement intéressés et désireux de contribuer;
  • Groupes primaires (organisés)—groupes qui représentent des citoyens touchés directement par une décision;
  • Groupes secondaires (organisés)—groupes capables d'atteindre les groupes primaires et les individus.

La détermination de votre public cible est une étape importante dans l'élaboration d'un plan d'EC. La Direction des partenariats et de l'engagement des citoyens (DPEC) des IRSC est à votre disposition pour vous conseiller. De plus, il faut se rappeler que les organismes bénévoles en santé, les groupes de défense des intérêts, les groupes communautaires et les décideurs peuvent vous aider à trouver des participants pour l'EC ou à promouvoir l'activité d'EC auprès des groupes cibles.

Question 4 : Quel type de contribution demandons-nous aux citoyens?

Les types de contributions que peuvent faire les citoyens ont été regroupés en quatre grandes catégories, qui détermineront si l'approche à employer est l'information, la discussion, le dialogue ou la collaboration :

  • Explorer des idées—Les Canadiens apportent de nouvelles idées et perspectives qui permettent aux IRSC de fonder leurs décisions sur divers points de vue;
  • Valider des idées—Les Canadiens et les IRSC examinent des questions ou des orientations de recherche proposées afin d'en évaluer l'applicabilité et la compatibilité avec leurs expériences et la réalité « sur le terrain »;
  • Proposer des idées—Les IRSC recueillent de nouvelles idées, approches ou solutions innovatrices à partir d'une grande variété de perspectives canadiennes (accent marqué mis sur l'aspect pratique et les problèmes et défis communs);
  • Concilier des idées et des valeurs—Les IRSC engagent les Canadiens dans une discussion visant à concilier ou à prioriser des idées ou des valeurs divergentes (accent mis sur l'évaluation des avantages, des inconvénients, des préférences et des compromis, afin de choisir les meileurs aspects des autres approches).

Par exemple, un comité a élaboré des lignes directrices éthiques sur la recherche avec les enfants et aimerait interagir avec des citoyens pour valider et concilier des idées et des valeurs. Le transfert de ces idées et valeurs en tant que critères de conception dans la Matrice des approches d'EC permettra de déterminer l'approche pouvant le mieux recueillir ces contributions. Plus d'un genre de contribution peuvent être nécessaires pour répondre aux objectifs d'une activité d'EC particulière.

Question 5 : Comment interagir avec les citoyens pour atteindre nos objectifs?

Le continuum d'engagement des IRSC, ou les types d'interactions avec les citoyens, a été couvert au chapitre 1. Le continuum se compose de quatre « niveaux », qui sont directement transférables dans la Matrice des approches d'EC:

  • Écoute/Information
  • Discussion
  • Dialogue
  • Collaboration

Pour choisir le type d'interaction convenant à une activité d'EC donnée, il faut évaluer la complexité de l'enjeu en question. Quel degré de controverse entoure la politique, la priorité, la ligne directrice ou le plan stratégique en cours d'élaboration? Quels engagements ont été pris relativement au degré d'influence des citoyens sur le processus décisionnel (ou à l'impact de la participation des citoyens sur la décision)? En général, le niveau d'engagement devrait être proportionnel à la complexité età l'étendue du projet, au degré d'intérêt du public, au conf lit ou à la controverse. Ainsi, en règle générale, plus l'impact potentiel sur les parties intéressées est grand, plus le niveau d'engagement doit être élevé6.

Ensemble, les questions 1 à 5 visent à vous aider à cerner les besoins et les objectifs initiaux qui orienteront le plan d'EC général. Les principes d'EC des IRSC et les besoins en données qui motivent votre activité auront aussi une influence sur vos plans (voir Figure 6 ci-dessus).

Les questions de l'arbre décisionnel pour l'EC sont conçues de manière à se compléter mutuellement (pourquoi, quand, qui, quoi et comment), tandis que les principes d'EC des IRSC et les besoins en données qui motivent une activité d'EC particulière servent à éclairer le processus général entourant l'arbre décisionnel.

Les réponses aux questions 1 à 5 seront transférées dans la Matrice des approches d'EC (section 2.3) à l'aide de la liste des principales questions structurantes ci-dessous.

Aide-mémoire sur les principales questions structurantes

  1. Raisons de l'EC
    [ ] comprendre des valeurs
    [ ] s'exposer à diverses perspectives
    [ ] réunir des connaissances expérientielles
    [ ] accès à des connaissances inexploitées
    [ ] gestion des risques
    [ ] évaluation
    [ ] établissement de priorités
    [ ] demande du public
    [ ] injustices historiques
  2. Contribution au cycle décisionnel
    [ ] définir l'enjeu
    [ ] recueillir de l'information
    [ ] établir des critères de décision
    [ ] concevoir des solutions de rechange
    [ ] évaluer des solutions de rechange
    [ ] prendre la décision
    [ ] appliquer la décision
    [ ] évaluer la décision
  3. Publics cibles
    [ ] personnes concernées
    [ ] représentants du grand public
    [ ] groupes primaires
    [ ] groupes secondaires
  4. Contributions des citoyens
    [ ] explorer des idées
    [ ] valider des idées
    [ ] proposer des idées
    [ ] concilier des idées et des valeurs
  5. Type d'interaction
    [ ] Écoute
    [ ] discussion
    [ ] dialogue
    [ ] collaboration

Pour utiliser cet aide-mémoire, parcourez toutes les questions de l'arbre décisionnel et cochez (X) la case correspondant à votre réponse. Par exemple, si une de vos raisons pour engager les citoyens est de réparer des injustices historiques, cochez la case vis-à-vis cette réponse. Cochez toutes les cases applicables.

Après avoir rempli l'aide-mémoire, vous serez prêt à transférer vos réponses dans la Matrice des approches d'EC (section 2.3).

Cet aide-mémoire est un outil disponible (séparément) dans le répertoire partagé des ressources en engagement des citoyens.

2.3 Matrice des approches d'engagement des citoyens

La Matrice des approches d'EC a été conçue en fonction des besoins des IRSC. À l'aide des réponses aux questions de l'arbre décisionnel, la Matrice oriente l'utilisateur vers des approches pouvant convenir à ses objectifs d'EC particuliers. Une description détaillée de chaque activité mentionnée dans la Matrice est fournie dans le Tableau sommaire des approches d'EC (section 2.4).

Comment se servir de la Matrice des approches d'EC

Pour transférer vos réponses à la section 2.2 dans la Matrice, vous n'avez que quelques étapes simples à suivre:

Étape 1 : Détermination du type d'interaction

La Matrice se divise en quatre catégories: 1) Écoute/Information, 2) Discussion, 3) Dialogue et 4) Collaboration. Ces catégories correspondent aux types d'interaction couverts à la question 5, section 2.2. Choisissez le bon tableau dans la Matrice cidessous (p. ex. approches de discussion).

Étape 2 : Comparaison des réponses

Les sections de chaque tableau de la Matrice correspondent aux questions de la section 2.2. Comparez vos réponses à la section 2.2 avec la Matrice à l'aide d'un surligneur. Par exemple, si nous voulions comprendre des valeurs et réparer des injustices historiques par un type d'interaction fondé sur l'écoute/information, nous mettrions en surbrillance les marques (X) dans la section des raisons de l'engagement du tableau des approches d'écoute/information, tel qu'illustré dans l'exemple ci-dessous :

Exemple 1 : Approches d'écoute/information

Pourquoi? Raisons de l'engagement Documents de travail annotés Entrevues avec des répondants clés Groupes de discussion Sondages Audiences publiques
Comprendre des valeurs X X
S'exposer à diverses perspectives X X
Réunir des connaissances expérientielles X X
Accès à des connaissances inexploitées
Gestion des risques X
Évaluation X X
Établissement de priorités X X X X
Demande du public X
Injustices historiques X X X

Remplissez les sections appropriées.

Étape 3 : Évaluation de l'activité

Après avoir terminé la comparaison avec vos réponses de la section 2.2, déterminez quelles activités y correspondent le mieux.

Continuons avec l'exemple de l'étape 2. Nous avons déjà déterminé que les raisons de l'engagement étaient de comprendre des valeurs et de réparer des injustices historiques. Prétendons aussi que nous en sommes à l'étape de la colecte d'in formation dans le processus décisionnel, que nous voulons engager les personnes concernées et les groupes primaires, et que nous espérons valider des idées dont nous avons déjà discuté. Dans ce scénario, les entrevues avec des répondants clés seraient le meilleur choix, car toutes nos réponses concordent dans la colonne d'activités, comme indiqué ci-après :

Étape 3 : Évaluation de l'activité

Si vos réponses de la section 2.2 ne concordent pas complètement avec une des approches d'EC, choisissez l'approche qui correspond le mieux à vos critères. Vous pourrez adapter les approches d'EC en fonction de vos besoins à mesure que vous progresserez dans la création de votre plan.

Au fil de l'exercice, vous remarquerez que certaines rangées de la Matrice sont vides. Par exemple, dans le tableau de l'écoute/Information, aucune activité n'est cochée pour l'option « prendre la décision » dans la catégorie « étape de la prise de décision ». Cette rangée vide signifie que l'« écoute/information » n'est pas la meilleure approche à un stade aussi avancé du cycle décisionnel. Si vos réponses correspondent à une rangée vide, vous devez envisager un niveau d'engagement différent. Cela vous assurera d'obtenir la contribution dont vous avez besoin et permettra aux participants d'influencer davantage les discussions.

La Matrice intégrale (Tableau 2) est fournie ci-dessous (une page par catégorie). Chacun des tableaux est aussi disponible séparément dans le répertoire partagé des ressources en EC. Après avoir déterminé les activités convenant à vos objectifs d'EC, vous pouvez passer à la section 2.4 pour savoir ce que comporte chacune des approches.

À noter: Il n'y a pas de tableau consacré à la « collaboration ». Deux approches pour ce type d'engagement des citoyens sont présentées à la page 26, et les deux conviennent aux situations où la collaboration est nécessaire. Les questions de l'arbre décisionnel vous aideront à réfléchir à vos besoins en EC, mais vous n'aurez pas à transférer vos réponses si vous avez choisi la collaboration comme type d'engagement.

Tableau 2 : Matrice des approches d'engagement des citoyens

Tableau 2.1 : Approches d'écoute/information

Pourquoi? Raisons de l'engagement Documents de travail annotés Entrevues avec des répondants clés Groupes de discussion Sondages Audiences publiques
Comprendre des valeurs X X
S'exposer à diverses perspectives X X
Réunir des connaissances expérientielles X X
Accès à des connaissances inexploitées
Gestion des risques X
Évaluation X X
Établissement de priorités X X X X
Demande du public X
Injustices historiques X X X
Quand? Étape de la prise de décision
Définir l'enjeu X X
Recueillir de l'information X X X X
Établir des critères de décision X
Concevoir des solutions de rechange X X
Évaluer des solutions de rechange X X X X
Prendre la décision
Appliquer la décision X X
Évaluer la décision X X X X
Qui? Détermination du groupe cible
Groupes primaires X X
Groupes secondaires X X
Personnes concernées X X
Grand public X X X
Quoi? Type de contribution
Explorer des idées X X X X
Valider des idées X X X X
Proposer des idées X X X
Concilier des idées et des valeurs

Tableau 2.2 :Approches de discussion

Pourquoi? Raisons de l'engagement Rencontres bilatérales Groupes d'experts Séances de discussion ouvertes Cahiers de consultation
Comprendre des valeurs X
S'exposer à diverses perspectives X
Réunir des connaissances expérientielles X
Accès à des connaissances inexploitées X
Gestion des risques X
Évaluation X
Établissement de priorités X X
Demande du public X X X
Injustices historiques X
Quand? Étape de la prise de décision
Définir l'enjeu
Recueillir de l'information X X
Établir des critères de décision X X
Concevoir des solutions de rechange X X
Évaluer des solutions de rechange X X X
Prendre la décision
Appliquer la décision X X
Évaluer la décision X X
Qui? Détermination du groupe cible
Groupes primaires X X
Groupes secondaires X X
Personnes concernées X X
Grand public X
Quoi? Type de contribution
Explorer des idées X X X X
Valider des idées X X X
Proposer des idées X X X X
Concilier des idées et des valeurs X

Tableau 2.3 : Approches de dialogue

Légende du tableau :

  1. Table ronde
  2. Forum ouvert
  3. Cafés du monde
  4. Cercles d'étude
  5. Dialogues délibératifs
  6. Sondages délibératifs
  7. Babillards électroniques
  8. Charrettes
  9. Jurys de citoyens
  10. Conférences de consensus
Pourquoi? Raisons de l'engagement A B C D E F G H I J
Comprendre des valeurs X X X X X X
S'exposer à diverses perspectives X X X X X
Réunir des connaissances expérientielles X X X X X
Accès à des connaissances inexploitées X X X X X X
Gestion des risques X X X
Évaluation X X X X
Établissement de priorités X X X X X X
Demande du public X X X
Injustices historiques X X X X X X
Quand? Étape de la prise de décision
Définir l'enjeu X X
Recueillir de l'information X X X X X
Établir des critères de décision X X X X
Concevoir des solutions de rechange X X X X X X X X
Évaluer des solutions de rechange X X X X X X
Prendre la décision X X X X X
Appliquer la décision X
Évaluer la décision
Qui? Détermination du groupe cible
Groupes primaires X X X X X
Groupes secondaires X X X X
Personnes concernées X X X X X X
Grand public X X X X X X
Quoi? Type de contribution
Explorer des idées X X X X X X X
Valider des idées X X X X
Proposer des idées X X X X X X X X
Concilier des idées et des valeurs X X X X X X X X X X

Matrice des approches d'engagement des citoyens

Approches de collaboration

Les approches de collaboration diffèrent quelque peu des approches d'écoute/information, de discussion ou de dialogue. À ce niveau d'engagement, les citoyens participent à l'analyse des enjeux, contribuent à la conception de solutions de rechange et influencent directement les recommandations, les décisions et les résultats. Comme l'expliquaient Carolyn J. Lukensmeyer et Lars Hasselblad Torres dans Public Deliberation: A Manager's Guide to Citizen Engagement, la collaboration « reconnaît explicitement que les bonnes politiques résultent du partage du pouvoir de créer et d'appliquer des politiques entre les groupes touchés, les experts, les décideurs et le public ». Ce niveau d'engagement repose sur des processus qui développent les capacités nécessaires à une collaboration durable entre les groupes et les décideurs7. Ainsi, avec la collaboration, le but est de créer à la fois des relations IRSC-participants et participants-participants qui soient mutuellement profitables.

Il existe deux principales approches de collaboration pour l'EC: 1) les groupes consultatifs et 2) les groupes de travail. Il n'y a pas de tableau matriciel pour la collaboration car ces deux approches conviennent à des activités aux niveaux d'engagement supérieurs. Les approches sont décrites en détail à la section 2.4.

Les IRSC ont relevé quelques excellents exemples de collaboration dans « l'inventaire » des activités d'EC qui a été dressé lors de l'élaboration du Cadre d'EC. Ces activités vont des possibilités offertes à des citoyens de siéger à des comités des IRSC à titre de membres, jusqu'aux possibilités de participer bénévolement à des groupes de travail relevant d'un sous-comité de conseil consultatif d'institut. (Pour plus d'information, voir le Tableau 1 de l'Annexe 1 du Cadre d'EC ou les études de cas aux chapitre 4 et chapitre 6 du présent guide.)

2.4 Tableau sommaire des approches d'engagement des citoyens

Dans cette section, des descriptions générales de toutes les activités incluses dans la Matrice des approches d'EC sont fournies dans un tableau. Certaines de ces descriptions ont été adaptées de la Toolbox for Public Participation de l'AIP2 (anglais seulement), avec l'autorisation de l'Association; ils sont aussi disponibles séparément dans le répertoire partagé des ressources en engagement des citoyens.

Encore une fois, les tableaux ont été structurés autour du continuum d'engagement des citoyens des IRSC, abordé au chapitre 1. Avec les résultats de l'exercice avec la Matrice des approches d'EC, ces tableaux fourniront des conseils pratiques relatifs à l'utilisation d'une approche d'EC particulière ainsi qu'une description des avantages et des risques potentiels associés à chaque approche. Vous n'avez qu'à trouver les approches recommandées pour votre situation par le biais de la Matrice des approches d'EC età vous servir de l'information contenue dans les tableaux pour vous guider dans l'élaboration de votre plan d'EC. Le chapitre 3 contient plus d'information sur l'élaboration d'un plan d'EC.

Écoute/information

Approches d'écoute/information

Écoute/information
Servant principalement à expliquer ou à recueillir de l'information; les priorités et les décisions sont encore influençables. Permet aux IRSC d'expliquer les enjeux aux citoyens, tout en recueillant de l'information pour comprendre leurs perspectives et leurs idées.
Technique Penser aux détails Aspects positifs Aspects négatifs
Documents de discussion / documents annotés

Un document de discussion vise à stimuler le débat età lancer le processus de consultation.

Approche courante au gouvernement fédéral.

S'il faut obtenir des commentaires d'un groupe cible particulier, il peut être nécessaire d'acheter et/ou de créer une liste de diffusion à jour.

Une fois le document affiché ou distribué, il faut s'assurer que les groupes ciblés aient assez de temps pour y répondre

Les documents de discussion sont souvent structurés de façon à présenter les enjeux accompagnés d'information contextuelle, de recommandations et de sections réservées à la discussion visant à stimuler la participation éclairée des gens. La rétroaction obtenue peut être limitée si le document n'atteint pas les groupes ciblés ou si ceux-ci manquent de temps pour répondre.
Entrevues avec des répondants clés*

Réunions en face à face avec des intervenants visant à recueillir de l'information pour créer ou améliorer des programmes de participation du public et d'établissement de consensus.

Les entrevues devraient avoir lieu en personne dans la mesure du possible, en particulier lorsqu'il s'agit de sélectionner des candidats aux comités de citoyens. Occasion d'échange d'information approfondi dans un environnement sûr.

Occasion d'obtenir la rétroaction de tous les intervenants.

Peuvent servir à évaluer les candidats potentiels aux comités de citoyens.

Il peut être très coûteux en temps de s'engager à faire beaucoup d'entrevues.
Groupes de discussion*

Forum où des messages sont testés auprès de membres du groupe cible choisis au hasard. Peut aussi servir à recueillir des idées pour les décisions de planification.

Tenir au moins deux séances par groupe cible.

Confier l'animation de la séance à un facilitateur de groupes de discussion compétent.

Occasion de tester des messages clés avant la mise en oeuvre d'un programme.

Fonctionne mieux avec certains groupes cibles.

Relativement coûteux si l'activité se déroule dans des locaux spécialisés pour les groupes de discussion.

Il peut être nécessaire de payer les participants.

Enquêtes ou sondages par téléphone et/ou par la poste*

Questionnaire téléphonique ou postal à soumettre à un échantillon aléatoire dans le but d'obtenir de l'information particulière pour validation statistique.

S'assurer d'avoir besoin de résultats statistiquement valides avant de faire l'investissement.

L'enquête et le questionnaire devraient être conçus et administrés par des professionnels afin d'en assurer l'impartialité.

Mieux adapté aux enquêtes générales sur les attitudes.

Permettent d'obtenir la contribution de personnes peu susceptibles d'assister à des réunions.

Permettent d'obtenir la contribution d'une tranche de la population, et non seulement des destinataires d'une liste d'envoi.

Le taux de réponse est plus élevé pour les enquêtes téléphoniques que postales.

Il faut un budget important pour mener et administrer une enquête statistiquement valide, pour en analyser les résultats et pour en faire rapport.
Enquêtes/sondages Internet

Sondages Web ou enquêtes Internet.

Pour comprendre les opinions et les préférences des parties intéressées.

S'instruire des changements ou des tendances dans l'opinion publique.

Soyez minutieux dans la configuration de votre site Web.

Les salons de clavardage ou les discussions en ligne peuvent générer plus d'information qu'il est possible d'en examiner.

Occasion de rejoindre des gens qui ne figurent pas sur les listes de diffusion ou qui sont peu susceptibles d'assister à des réunions.

Les personnes peuvent remplir et retourner leurs questionnaires sans pression.

Peu coûteux à produire età administrer.

Taux de réponse plus élevé que d'autres formes de sondage.

Il n'y a plus de données à entrer, et les résultats peuvent être analysés immédiatement.

Les résultats ne sont généralement pas valides statistiquement.

Il peut être laborieux d'examiner toutes les réponses.

Le sondage ne peut être ciblé géographiquement.

Les résultats peuvent facilement être faussés (p. ex. campagnes menées par des activistes ou des groupes organisés).

La conception et le transfert en ligne du sondage peuvent req uérir des services d'expert.

Audiences publiques

Réunions officielles avec programme de présentations.

Généralement, les membres du public expriment individuellement leurs opinions/positions, qui sont consignées par écrit.

Peuvent être exigées par les bailleurs de fonds et/ou la loi. Permettent au public de s'exprimer sans subir de réfutation. Ne favorisent pas un dialogue constructif

Peuvent perpétuer un climat de confrontation (« nous » contre « eux »).

* Adapté de la Toolbox for Public Participation de l'AIP2 (anglais seulement) (© 2006 Association internationale pour la participation publique)

Discussion

Approches de discussion

Discussion
Échange d'information bidirectionnel, dans lequel le public discute d'une politique, d'un enjeu ou d'une priorité de recherche. La discussion entre et avec des intervenants différents est encouragée. Ce type d'interaction permet aux IRSC d'approfondir leurs connaissances en explorant les idées et les préoccupations exprimées par les participants et en y réagissant.
Technique Penser aux détails Aspects positifs Aspects négatifs
Rencontres bilatérales

Il s'agit généralement de réunions en face à face entre deux groupes représentant des organismes, des secteurs, des régions ou des pays.

Réunit des groupes ayant un intérêt dans les délibérations, qui peuvent inclure des réunions bilatérales avec divers groupes.

Fournir l'information pertinente aux intervenants longtemps à l'avance.

Commencer par établir un ordre du jour afin que tous soient informés de leurs rôles et responsabilités.

Pour gérer les attentes, il est préférable de fixer les paramètres et l'étendue de la réunion à l'avance.

Permettent au principal organe décisionnel de s'assurer que les points de vue sont représentés et compris.

Utiles comme processus en bonne et due forme pour déterminer la nature d'un problème et trouver un terrain d'entente entre les parties.

Servent à éclairer le processus d'élaboration ou de mise en oeuvre des politiques avec des opinions, des intérêts, des valeurs et des objectifs.

Il est possible que le processus ne soit pas assez inclusif et qu'il ne tienne pas adéquatement compte de la diversité des préoccupations des intervenants.

Le processus pourrait être perçu comme « arrangé » et destiné davantage à « vendre » une politique qu'à partager des idées et de l'information.

Groupes d'experts*

Réunions publiques, conçues sur le modèle de l'émission Meet the Press, comportant des entrevues avec des experts aux perspectives différentes.

Les groupes d'experts peuvent aussi être animés par un modérateur neutre qui pose des questions.

Permet la participation du grand public après le débat d'experts.

Besoin d'un modérateur neutre.

Convenir à l'avance des règles de base.

Peut encourager le soutien plutôt que l'opposition des groupes locaux.

Favorisent la sensibilisation des médias.

Permettent la tenue d'un débat équilibré sur des enjeux clés.

Occasion de corriger l'information scientifique erro née.

Les gens expriment ouvertement leurs opinions.

Requièrent beaucoup de préparation et d'organisation.

La visibilité accrue des problèmes pourrait exacerber les préoccupations du public.

Discussions ouvertes*

Réunions de groupe où les gens partagent leurs préoccupations d'égal à égal.

Les élus tiennent souvent des discussions ouvertes pour prendre le pouls de leurs électeurs.

Le terme « discussion ouverte » peut s'interpréter différemment selon les contextes culturels et politiques.

Les électeurs peuvent parler à leurs élus dans un forum ouvert. Il est possible de perdre le contrôle des réunions lorsque les esprits s'échauffent.

Les facilitateurs peuvent ne pas pouvoir créer un climat d'ouverture et de neutralité où tous les points de vue peuvent s'exprimer.

Cahier de consultation

Document, publié en format papier et/ou électronique, fournissant de l'information contextuelle et invitant les utilisateurs à proposer des solutions à une série de défis ou de problèmes.

Tout dépendant de la nature des enjeux en cause et de l'étendue et du degré de détail de la contribution requise, un cahier de consultation peut être distribué à titre d'outil d'engagement du public, soit séparément, soit dans le cadre d'un processus de consultation ou de délibération plus vaste.

Limiter l'usage des questions ouvertes; sinon, le projet drainera beaucoup de ressources pour l'analyse de la masse de données qualitatives recueillies.

Les questions doivent être entièrement intégrées au contenu.

Utile lorsqu'il faut définir un problème ou un défi, en particulier si différents aspects de la question nécessitent un examen attentif ou des connaissances particulières.

Outil très adaptable, informatif et participatif.

Fournit de l'information objective dans un format structuré.

Peut offrir au participant l'option d'accéder à de l'information justificative à l'intérieur du cahier, sans avoir à quitter l'outil ou le site Web.

Le document peut générer des réponses inattendues de la part des citoyens ou des intervenants s'il est distribué à grande échelle à titre de ressource autonome. Cela peut être une bonne ou une mauvaise chose, tout dépendant du but et de la structure du processus de discussion général.

* Adapté de la Toolbox for Public Participation de l'AIP2 (anglais seulement) (© 2006 Association internationale pour la participation publique)

Dialogue

Approches de dialogue

Dialogue
Discussion approfondie sur une politique, un enjeu ou une priorité de recherche. Différentes perspectives sont échangées et les participants peuvent s'influencer mutuellement. Ces dialogues permettent aux IRSC et aux participants d'explorer et de résoudre des questions ensemble et de mieux comprendre les perspectives et les valeurs de chacun. Les liens plus étroits et l'interaction accrue peuvent aboutir à de nouvelles idées età la prise en considération de compromis complexes.
Technique Penser aux détails Aspects positifs Aspects négatifs
Tables rondes

Réunions, habituellement tenues autour d'une table, visant à examiner une question par une discussion entre tous les participants.

Les tables rondes sont souvent des sous-groupes consacrés à un ou plusieurs aspects d'un enjeu ou d'un projet plus vaste.

Lorsque le but est de discuter à fond d'un enjeu.

S'assurer que chaque discussion en table ronde est dirigée par un facilitateur compétent.

Les facilitateurs bénévoles permettent de réduire les coûts.

Consigner les résultats de chaque séance sur des tableaux à feuilles.

Présenter un résumé des discussions lorsque le groupe se réunit de nouveau au complet.

Les facilitateurs peuvent demander de la rétroaction détaillée sur des enjeux, des préoccupations, des préférences.

On encourage les participants à exprimer librement des opinions diverses.

Puisque chaque participant est un intervenant, l'enjeu est débattu sous différents angles.

Les participants peuvent se sentir plus à l'aise dans un petit groupe.

Le facilitateur veille à ce que les participants se partagent la parole de façon équitable.

Les frais d'embauche d'un facilitateur professionnel peuvent être prohibitifs.
Forum ouvert *

Les participants offrent des sujets et les autres interviennent selon leur intérêt.

Il est important d'avoir un thème ou un énoncé de vision puissant pour générer des sujets de discussion.

Les locaux doivent être adaptables pour accueillir des groupes de différentes tailles.

Il est important de bien expliquer les règles et procédures de base pour obtenir du succès.

Offre une structure où les gens ont la possibilité et la responsabilité de créer un produit ou une expérience de valeur.

Inclut un résumé immédiat de la discussion.

Les questions les plus importantes peuvent se perdre dans le brouhaha.

Il peut être difficile d'obtenir un compte rendu exact des résultats.

Cafés du monde*

Réunions où plusieurs conversations ont lieu simultanément en réponse à des questions prédéterminées.

Les participants changent de table durant le processus et tentent de trouver un terrain d'entente en réponse à chaque question.

L'aménagement de la salle est important. La salle devrait être propice à une conversation et non pas à une réunion de bureau en bonne et due forme.

Permettent aux gens de travailler en petits groupes sans facilitateur.

Réfléchir à la façon de clore les conversations.

Le fait de parler avec des gens de différentes tables aide les participants à s'intégrer à l'ensemble du groupe.

Les bonnes questions aident les gens à faire d'une préoccupation une occasion de connaître des points de vue différents et de trouver ensemble des solutions.

Les participants peuvent résister à la consigne de se déplacer de table en table.

Dans un groupe nombreux, il peut être fastidieux de rendre compte des résultats à la fin.

Les questions peuvent générer les mêmes réponses.

Cercles d'études*

Processus hautement participatif visant à engager plusieurs petits groupes à changer les choses dans leur communauté.

Les cercles d'étude fonctionnent mieux lorsque plusieurs groupes travaillent simultanément dans des lieux séparés et se réunissent ensuite pour partager leurs résultats.

Généralement structurés autour d'un guide de cercle d'études.

Possibilité d'engager un grand nombre de personnes sans avoir à les réunir en même temps au même endroit.

Entente au sein d'un groupe diversifié sur les possibilités d'agir pour amener des changements sociaux.

Les participants peuvent trouver que les résultats sont difficiles à évaluer et que le processus n'a mené à rien de concret.

Il peut être difficile de rejoindre et d'engager certains segments de la communauté.

Dialogues délibératifs*

Processus dialogique systématique qui regroupe des gens pour leur faire prendre position sur des enjeux publics difficiles et complexes, dont les solutions sont incertaines et qui risquent fort de polariser le groupe.

Le but des délibérations est de trouver un terrain d'entente pour passer à l'action.

Un niveau élevé de planification et de préparation peut être nécessaire.

Les délibérations tournent autour de trois ou quatre options décrites dans un document.

Le processus devrait être dirigé par un modérateur dûment formé. Les délibérations devraient avoir lieu dans un groupe de 8 à 20 personnes. Un groupe plus grand risque de devoir être scindé en plusieurs sousgroupes et nécessiter d'autres modérateurs.

Les participants partagent ouvertement différentes perspectives et repartent avec une vision élargie d'un enjeu.

Un groupe diversifié cerne un terrain d'entente à l'intérieur duquel les décideurs peuvent élaborer des politiques et des plans.

Il se peut que les participants ne représentent pas vraiment des perspectives différentes.

Les participants peuvent ne pas vouloir aborder ouvertement des points de discorde.

Sondages délibératifs*

Servent à mesurer les opinions éclairées sur une question.

Pour plus d'information : The Center for Deliberative Democracy (anglais seulement)

N'encou rage pas les participants à développer une vision commune.

On conseille d'engager un facilitateur expérimenté dans cette technique.

Peut révéler aux décideurs ce que le public penserait s'il avait plus de temps et d'information.

Expose à différents bagages, différents arguments et différentes perspectives.

Draine beaucoup de ressources.

Activité souvent organisée conjointement avec des télédiffuseurs.

Activité de deux à trois jours.

Babillards électroniques

Les babillards ou les groupes de nouvelles sont des forums électroniques où les personnes intéressées peuvent répondre aux questions ou aux idées affichées.

Technique de plus en plus sophistiquée avec fil conducteur identifiable, sommaires automatiques et modérateurs communautaires.

Il faut souvent consacrer des ressources à l'approbation ou à l'examen de tous les commentaires affichés sur un babillard.

Permet à l'interaction d'avoir lieu quand les participants le décident; de nouveaux thèmes peuvent être créés au fur età mesure des besoins.

Ressource précieuse qui permet aux utilisateurs de participer à des discussions de groupe.

La fonction de modérateur peut poser problème dans tout forum de discussion, et d'autant plus dans le contexte gouvernemental.

Susciter un intérêt soutenu représente un défi qui peut être surmonté par des modérateurs vedettes.

Les résultats sont parfois difficiles à analyser et requièrent une synthèse qualitative. Il existe aussi un facteur d'intimidation pour les participants lorsqu'il y a des centaines ou des milliers de commentaires à trier età lire.

Charrettes *

Séances de travail intensives où les participants conçoivent les détails d'un projet.

Surtout utiles pour stimuler les idées créatives.

Expliquer clairement comment les résultats seront utilisés.

Favorise la résolution de problème et la créativité. Les participants peuvent être perçus comme non représentatifs du grand public.
Jurys de citoyens*

Petits groupes de citoyens ordinaires réunis en comités pour s'instruire d'une question, contre-interroger des témoins et faire une recommandation.

N'ont aucune capacité juridique et leurs décisions ne sont jamais exécutoires.

Pour plus d'information : Citizens Jury® The Jefferson Center (anglais seulement)

Nécessite un modérateur compétent.

L'organisme qui commande l'activité doit suivre les recommandations ou expliquer pourquoi.

Expliquer clairement comment les résultats seront utilisés.

Occasion parfaite d'approfondirles connaissances sur une question.

Le public peut s'identifier aux citoyens « ordinaires ».

Permet de détecter les problèmes majeurs ou d'évaluer la réaction du public.

Draine beaucoup de ressources.
Conférences de consensus

Groupe de citoyens de divers horizons rassemblés pour discuter de questions scientifiques et/ou techniques.

Comporte deux volets:

1) réunion avec des experts, discussion et développement d'un consensus (en petit groupe);

2) conférence où les principales observations et conclusions sont présentées aux médias et au public.

Préparation adéquate nécessaire pour s'assurer que les conditions d'un débat ouvert, équilibré et constructif sont réunies.

Le processus perdra toute crédibilité si son impartialité est mise en doute. C'est pourquoi le processus devrait être dirigé par un facilitateur indépendant.

Il faut commencer par former un comité consultatif de 8 à 10 membres. Ce comité supervisera l'ensemble du processus, pour en assurer l'indépendance et l'intégrité

La communication de l'information sur les thèmes de la conférence comporte une forte composante éducative.

Méthode utile pour recueillir les opinions éclairées de nonspécialistes.

Surtout utile pour réunir des experts avec des citoyens pour s'instruire, discuter et débattre d'un enjeu et formuler une série de recommandations.

Encourage un groupe de citoyens à se pencher sur une question scientifique ou technique de façon éclairée. Permet aux participants de se sentir partie prenante du processus démocratique.

La méthode de recrutement pour le premier volet risque de ne pas garantir la représentativité du groupe.

Processus élaboré drainant beaucoup de ressources.

Il peut être nécessaire de tenir plusieurs conférences pour s'assurer de recueillir des opinions variées et représentatives.

* Adapté de la Toolbox for Public Participation de l'AIP2 (anglais seulement) (© 2006 Association internationale pour la participation publique)

Collaboration

Approches de collaboration

Collaboration
Les parties sont coresponsables de la mise en oeuvre des décisions, et une relation mutuellement bénéfique est souvent établie. Ce modèle de communication vise à créer à la fois des relations IRSC-participants et participants-participants. Les participants ont une plus grande influence sur le processus et ses résultats.
Technique Penser aux détails Aspects positifs Aspects négatifs
Groupes consultatifs

Groupe de gens représentatifs chargés de se réunir régulièrement sur une certaine période pour fournir des conseils à un décideur.

Pour plus d'information, voir le Guide sur la participation du public de l'Agence canadienne d'évaluation environnementale.

Définir dès le départ les rôles et les responsabilités et les insérer dans la description du mandat.

Offrir un accès équitable aux ressources età l'information.

Recruter et interroger des participants potentiels.

S'assurer que les participants sont représentatifs des parties intéressées, des points de vue sur la question ou des secteurs d'expertise concernés.

Permettent de recueillir un échantillon des points de vue et des préoccupations du public.

Permettent d'analyser un enjeu en détail.

Les participants acquièrent de l'information avant d'arriver aux conclusions.

Facilitent la coopération et la compréhension mutuelle entre divers intérêts.

Permettent d'établir des liens.

Le soutien et les ressources peuvent coûter cher en argent et en personnel.

Les membres risquent de devoir consacrer beaucoup de temps non rémunéré.

Le grand public pourrait bouder les recommandations d'un groupe.

Les membres peuvent ne pas arriver à s'entendre.

Groupes de travail

Groupe d'experts ou d'intervenants représentatifs mis sur pied pour formuler une recommandation sur un produit ou une politique spécifique.

Pour plus d'information, voir le Guide sur la participation du public de l'Agence canadienne d'évaluation environnementale.

Les membres devraient être représentatifs de divers intérêts et être crédibles aux yeux du public.

Définir clairement le travail à accomplir, les résultats attendus et l'échéancier prévu.

Permettent d'accéder à de l'information età des experts.

Un leadership fort est nécessaire.

Dans les situations très tendues, le groupe devrait s'en remettre à une tierce partie neutre.

Offre à des intérêts divergents l'occasion d'en arriver à un compromis.

Les produits ou recommandations résultant du processus sont généralement crédibles aux yeux du public.

La préparation nécessite un temps considérable.

Le recrutement d'un facilitateur peut augmenter la facture.

Les besoins en soutien au personnel peuvent être considérables.

Les participants doivent consacrer beaucoup de temps non rémunéré.

* Adapté de la Toolbox for Public Participation de l'AIP2 (anglais seulement) (© 2006 Association internationale pour la participation publique)

2.5 Principes directeurs et données requises

Les principes directeurs d'engagement des citoyens des IRSC, qui ont été présentés dans le Cadre d'EC et au chapitre 1 du présent guide, devraient toujours être pris en compte au moment d'amorcer l'élaboration d'un plan d'EC. Avant d'appliquer vos réponses aux questions de cette section à la Matrice des approches d'EC, réfléchissez aux conditions que vous devrez remplir pour vous conformer à ces principes (énoncés dans l'aide-mémoire ci-dessous). En ayant cette liste en tête au moment de fixer les détails de votre plan d'EC, vous vous assurerez que vos activités concordent avec la vision de l'EC des IRSC.

Principes directeurs et critères Cocher
  1. Travailler avec les citoyens ajoutera à la valeur du programme ou projet.
    1. Notre décision d'inclure les citoyens est justifiée et nous avons des raisons de solliciter leur contribution.
    2. L'utilisation qui sera faite de cette contribution dans le processus décisionnel fait l'objet d'un engagement.
  2. L'apprentissage et la compréhension mutuels renforceront la con fiance et la crédibilité.
    1. Notre plan contient des approches d'EC favorisant une participation éclairée et des discussions véritables.
  3. L'ouverture favorisera la transparence et la responsabilisation.
    1. Nous expliquerons aux citoyens comment les décisions sont prises.
    2. Nous agirons de façon proactive pour partager l'information et faire rapport des suites données aux contributions des citoyens.
  4. Les IRSC adopteront une approche inclusive par rapport à l'engagement des citoyens.
    1. Nos plans accorderont une attention particulière à la sélection des citoyens à inclure dans le processus—surtout dans les groupes et les populations touchées.
  5. On accordera du soutien aux citoyens pour assurer leur participation pleine et entière.
    1. Nous fournirons aux citoyens une information de base adéquate, rédigée en langage simple et accessible.

Même à ce stade précoce de votre processus de planification, il est utile de réfléchir aux données qui motivent votre activité d'EC.

Il existe diverses méthodes de collecte de données quantitatives (p. ex. questions d'enquête fermées, dénombrement des participants, particularités démographiques) qui produisent des résultats pouvant se mesurer et s'exprimer numériquement. Il existe aussi une multitude de techniques de collecte de données qualitatives (p. ex. questions d'enquête ouvertes, notes d'entrevues, notes prises sur le terrain) qui produisent des résultats ou des citations de forme plus textuelle.

Il est généralement préférable de recueillir des données à la fois quantitatives et qualitatives. La collecte des deux types de données vous permettra non seulement de produire de l'information statistique et des données descriptives à partir des résultats de votre activité, mais aussi de rapporter des citations relatives à des préoccupations (ou des éloges!) qui ont été captées durant l'activité.

Figure 6 : Questions de l'arbre décisionnel pour l'EC

Figure 6 : Questions de l'arbre décisionnel pour l'EC

2.6 Conclusion

Ce chapitre était destiné à fournir aux lecteurs des outils pour déterminer quels types de consultation ou d'engagement sont justifiés dans des situations particulières. Ses composantes, qui ont été conçues pour se compléter mutuellement, visent à fournir aux membres du personnel un aperçu des méthodes d'EC existantes et de l'éventail des facteurs à considérer dans la sélection de la meilleure approche d'EC pour une situation donnée. Pour de l'information sur l'élaboration d'un plan d'EC particulier, voir le chapitre 3.

Notes en fin de chapitre

  1. Ascentum Inc. est une entreprise spécialisée en engagement du public et d'intervenants. Elle favorise une participation éclairée par la création d'expériences de participation dynamiques et axées sur les gens. (anglais seulement)
  2. Guide sur la participation du public: Guide sur la participation significative du public aux évaluations environnementales prévues par la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale. Agence canadienne d'évaluation environnementale (mai 2008).
  3. C. Lukensmeyer et L. Hasselblad Torres, Public Deliberation: A Manager's Guide to Citizen Engagement, IBM Center for The Business of Government (février 2006). (anglais seulement)
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