Mandat du comité d'audit

Autorité

Présidence et composition

Le comité d’audit sera formé d’un président, qui est membre du conseil d’administration, et d’au moins trois (3) membres externes choisis par le conseil d’administration selon les conseils de son comité de mise en candidature et de gouvernance et du Bureau du contrôleur général (BCG), et selon la nomination du Conseil du Trésor.

Le membre du conseil d’administration nommé à la présidence du comité d’audit ne peut pas être membre de l’administration publique fédérale.

Pour être admissibles à titre de membres externes, les candidats doivent être indépendants de l’administration publique fédérale et provenir de l'extérieur de celle-ci. Ils doivent être libres de tout conflit d'intérêts réel ou apparent. De plus, les candidats doivent :

  • répondre aux exigences du profil de compétences du BCG s'appliquant à un comité de l’audit;
  • bien connaître la communication de l'information financière ou acquérir les connaissances nécessaires au cours de la première année de leur nomination.

Les candidats devront être choisis de façon à ce que leurs habiletés, connaissances et expériences réunies permettent au comité d’accomplir ses tâches avec compétence et efficacité. Au moins un des membres doit être un expert financier détenant un titre de comptable professionnel en règle.

La composition du comité reflètera la diversité du Canada en ce qui concerne le sexe, la langue, les minorités, les régions et les Autochtones.

Le président des IRSC est membre d'office du comité, mais n'a pas droit de vote.

Durée

Un membre externe du comité ne peut effectuer plus de deux mandats, et ce, pour un maximum de six ans. Un seul mandat ne doit pas dépasser quatre ans. Étant membre interne du comité, le président n’est pas concerné par ces restrictions.

Les mandats doivent être arrangés de sorte que, dans la mesure du possible, la rotation annuelle soit effectuée pour tout au plus le tiers des membres.

Réunions

Le comité tient au moins deux réunions en personne par année, à la demande du président du comité ou du président des IRSC. Aucun remplaçant n'est accepté.

On s’attend à ce que le président des IRSC, le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de l’audit (DPA) prennent part à toutes les réunions du comité relatives aux audits. Le président du comité peut demander la participation d’autres représentants des IRSC.

Le président du comité invitera, au besoin, des certificateurs externes à assister à une réunion afin de discuter des plans, des résultats et d'autres questions d'intérêt réciproque.

Au besoin, le président du comité demandera à des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada d’assister à une des réunions.

S'il y a lieu, le comité convoquera individuellement à une réunion à huis clos les personnes suivantes : le président des IRSC, le DPF, le DPA, les certificateurs externes ou tout autre représentant, à sa discrétion.

Quorum

Le quorum est atteint lorsqu’une majorité des membres (50 % plus 1) sont présents.

Référence

Règles de procédure de Bourinot, 4e édition.

Attributions

Passer en revue, selon une démarche fondée sur les risques, tous les principaux secteurs définis dans les rôles et responsabilités en ce qui touche les processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes de l’organisation, tel que déterminé pas le contrôleur général du Canada.

Rôles et responsabilités

Le comité d’audit s’assurera que le président des IRSC et le conseil d’administration reçoivent des recommandations et des conseils objectifs au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des missions d’audit interne liées à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC. À la demande du président des IRSC, le comité d’audit doit formuler des conseils et des recommandations sur des questions relevant du président qui, en tant qu’administrateur des comptes, est chargé d'en faire rapport, ainsi que sur d’autres questions connexes. Le comité ne détiendra aucun pouvoir exécutif. Le comité devra passer en revue, selon une démarche fondée sur les risques, les secteurs de responsabilité suivants :

  • Valeurs et éthique
    • Examiner, au moins une fois par année, les dispositions prises par le président des IRSC et le conseil d’administration pour s’assurer de la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes en matière de conduite éthique, et pour relever et traiter tout cas de violation des droits ou des normes d’éthique. Cet examen peut également porter sur les procédures et les mécanismes de rétroaction mis en place pour surveiller la conformité avec le code de déontologie et les politiques en matière d’éthique, ainsi que sur la manière dont les processus favorisent le maintien de normes élevées en matière d’éthique.
  • Gestion des risques
    • Au moins une fois par année, passer en revue le profil de risques des IRSC et les dispositions prévues pour la gestion des risques au sein de l’organisation, et formuler des conseils à cet égard.
  • Cadre de contrôle de gestion
    • Au moins une fois par année, passer en revue les mécanismes de contrôle interne de la direction, formuler des conseils à cet égard et se tenir informé sur toute question d’importance découlant du travail réalisé par d’autres certificateurs auprès de la haute direction et de l’administrateur général.
  • Fonction d'audit interne
    • Recommander une politique d’audit interne des IRSC à l’approbation du conseil d’administration et examiner régulièrement cette politique pour en assurer la pertinence et l’efficacité.
    • Conseiller le conseil d’administration sur la pertinence des ressources liées à la fonction d’audit interne des IRSC.
    • Examiner le plan d’audit interne fondé sur les risques préparé par le DPA en vue de recommander son approbation par le conseil d’administration.
    • Examiner les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés dans l’exécution du plan d’audit interne fondé sur les risques.
    • Examiner régulièrement le rendement de la fonction d’audit interne des IRSC.
    • Conseiller le président des IRSC et le conseil d’administration à propos du recrutement, de la nomination et de l’évaluation de rendement du DPA.
    • Au nom du conseil d’administration, recevoir et approuver les rapports d’audit interne et les plans d’action de la direction en vue de donner suite aux recommandations.
    • Être informé au sujet des audits et des tâches connexes qui ne font pas l’objet d’un rapport au comité, et être au fait de toutes les questions d’importance qui en découlent.
  • Certificateurs externes
    • Être informé de tous les travaux d’audit concernant l’organisation que doivent effectuer les certificateurs externes, y compris la réponse de la direction, ainsi que de toutes les questions et priorités d’audit soulevées par les certificateurs externes, et conseiller l’administrateur général à cet égard.
  • Suivi des plans d'action de la direction
    • Le comité d’audit examine les rapports périodiques du DPA sur les progrès réalisés dans la mise en oeuvre des plans d’action de la direction approuvés, élaborés à partir des recommandations formulées dans le cadre d’audits internes précédents, ainsi que les plans d’action de la direction découlant des travaux des certificateurs externes. Cela consistera notamment à examiner l’évaluation du DPA sur l’impact des mesures proposées et à déterminer si celles-ci serviront à gérer les risques identifiés
  • États financiers et rapports sur les comptes publics
    • Examiner les principaux rapports de gestion financière et les divulgations de l’organisation, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les Comptes publics, la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris les contrôles internes applicables aux rapports financiers, les plans d’évaluation fondés sur les risques et les résultats connexes concernant l’efficacité du système des contrôles internes de l’organisation applicables aux rapports financiers, et conseiller le président et le conseil d’administration à cet égard.

      Lors de l’audit des états financiers, le comité examinera :

      • le plan concernant l’audit des états financiers des IRSC par le cabinet d’auditeurs externes retenu à cette fin;
      • les états financiers en collaboration avec l’auditeur externe et la haute direction, et discutera de toute estimation comptable importante et des corrections nécessaires aux états financiers à la suite de l’audit, de même que des difficultés ou des différends avec la direction qui ont pu surgir au cours de l’audit;
      • les lettres de la direction en réponse à l’audit externe des états financiers ou des Comptes publics;
      • les conclusions et les recommandations de l’auditeur relatives aux contrôles internes mis en place pour la communication des états financiers et tiendra compte des répercussions sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.
  • Reddition de comptes
    • Recevoir, à titre informatif, le Plan ministériel, le Rapport sur les résultats ministériels, des rapports et plans d’évaluation, ainsi que d’autres rapports importants pour la reddition de comptes qui permettent au comité d’audit de mieux connaître le contexte et d’avoir l’information nécessaire pour éclairer le président et le conseil d’administration.

Présentation de rapports

S'il y a lieu, le président des IRSC informera le ministre responsable périodiquement, au nom du comité, sur des sujets d’importance qui ressortent du travail d’audit interne et des délibérations du comité. On donnera l’occasion au ministre de rencontrer le comité d’audit, avec l’administrateur général, au moins une fois par année.

À chaque réunion du conseil d’administration, le comité d’audit rendra normalement compte de tout le travail effectué depuis la dernière réunion du conseil.

Le comité préparera un rapport annuel à l’intention du président des IRSC et du conseil d’administration. Ce rapport :

  • résume les résultats de l'examen que le comité a fait des secteurs de responsabilité;
  • présente l’évaluation des membres indépendants de la capacité, de l’indépendance et du rendement de la fonction d’audit interne et énonce des recommandations, au besoin, à cet égard;
  • précise que les vues qui y sont exprimées sont uniquement celles des membres indépendants, peu importe l’aide reçue des agents de l’organisation dans sa préparation.

Le comité doit assurer le suivi de toutes les questions relatives à son mandat qui pourraient lui être soumises par le conseil d’administration.

Les IRSC divulgueront de façon proactive la rémunération et les dépenses (y compris les frais de déplacement et d’hébergement) de chaque membre externe du comité d’audit, dans les délais et la manière fixés par le contrôleur général du Canada.

Évaluation

Chaque année, le comité reverra son mandat et réaffirmera la légitimité des membres qui le composent.

Nominations

Approuvé à la 61e réunion du conseil d'administration les 24 et 25 juin 2009.

Mandat

Approuvé à la 54e réunion du conseil d'administration les 18 et 19 mars 2008.
Dernière révision : 109e réunion du conseil d'administration le 21 juin 2017.

Conflits d’intérêts

Le président des IRSC est chargé de s’assurer de la prévention et de la gestion efficace de toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou apparent avec les responsabilités de chaque membre du comité d’audit.

Les membres du comité d’audit doivent dévoiler toute nouvelle activité, tout nouvel intérêt ou toute nouvelle nomination pour que le président des IRSC puisse déterminer si ces éléments peuvent porter atteinte, ou sembler porter atteinte, à leur capacité de s’acquitter de leurs fonctions de façon indépendante et objective. Cette divulgation doit se faire au moins une fois chaque année, et ce, pour la durée du mandat du membre.

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